Oryantasyon-İşe Alıştırma Programları
Genel anlamıyla eğitim, kişinin bilgi, yetenek ve becerilerinde değişiklik yapma faaliyetleridir. Bu faaliyet kişinin bizzat kendi çabasıyla gerçekleştirebileceği gibi biçimsel programlar yardımıyla da gerçekleştirilebilir işletmeler sık sık çalıştırdıkları personelin bilgi, yetenek ve beceri düzeyin değiştirme (artırma) ihtiyacı duyarlar. Bu ihtiyaç personel eğitimi çalışmaların gündeme getirir.
İşletmelerde personelin eğitim ihtiyacı personelin nitelikleri ile işin gerekleri arasındaki dengenin personel aleyhine bozulmasıyla ortaya çıkar. Eğitim, personelin niteliklerini işin gerektirdiği düzeye getirir. Mevcut personel için zorunluluk haline gelir. Ne kadar isabetli bir seçim yapılırsa yapılsın işletmeye yeni alınan bir personelin kendisinden beklenen çalışmayı göstermesi zaman alacaktır. Bu zamanı kısaltmak için yeni personel işe alıştırma programları'na alınır. İşe alıştırma programları yeni personele yönelik bir eğitim çalışmasıdır. Şayet yeni personelin nitelikleri ile yapacağı ışır gerekleri arasında önemli bir açık varsa, işe alıştırma programlarının ardından uygulanacak bir eğilim programıyla bu açık kapatılır, işe alıştırma ve eğitim yeni personelin niteliklerini işin gereklerine dengelemede önemli rol oynar.
1. İşe Alıştırma Programları
İşe yeni alınmış bir personeli işe başlatmak duyarlılık gösterilmesi gereken bir konudur. Personeli çalışacağı yere götürüp ondan diğer personel kadar verim beklemek haksızlık olacaktır. Yeni personel işe başlayacağı gün kafasında bir dizi "acabalı” soru olacaktır. Acaba nasıl bir işletmede işe başlıyorum? Acaba bağlı olduğum yönetici nasıl bir İnsan? Acaba çalışma arkadaşlarımla anlaşabilecek miyim? Acaba çevreme kendimi kabul ettirebilecek miyim? Bu soruların özünde işe, işletmeye ve çevreye uyabilme endişesi yatmaktadır. Her kim olursa olsun, yeni işe başlayan bir kimse, şu veya bu şekilde, bu endişeleri yaşayacaktır işletme olarak yapılması gereken işlerden biri de yeni.alınan personeli kısa bir sürede işletmenin bir parçası haline getirmektir.Bu görev ana uğraş alanı “insan" olan personel bölümüne düşer. Bu konuda yapılan çalışmalara da "işe alıştırma adı verilir.
A. İşe Alıştırma Programlarının Amaç ve Önemi
Her işletme, eksik olan personelini karşılama çabasına girdiğinde, işin niteliklerine en uygun kişileri seçmek için büyük çaba sarf eder. Bu amaç için önemli miktarda emek, zaman ve para harcar, Hatta özellikle üst yönetici ve vasıllı personel alımında, en iyisini örgüte kazandırabilmek amacıyla adaya gereğinden fazla vaade bulunulur. Bunca çaba sonucu çoğunlukla işin niteliklerine en uygun kişiler seçilerek göreve başlatılır. Ancak asıl sorun bu noktada ortaya çıkar. Bu kişilerin yeni işlerine ve yeni çevrelerine uyumu nasıl sağlanacaktır? Onlara Örgütün kültürü ve felsefesi nasıl öğretilecektir? Bu ve buna benzer soruların cevabı örgüt içinde etkin bir işe alıştırma (oriyantasyon) programının gerçekleştirilmesi ile verilebilir. Şayet işletme yönetimi, işe alıştırma konusuna gereken önemi vermiyorsa veya bu konuda hiç bir çaba içerisine girmiyorsa, bu durum işletme içinde önemli sorunlara yol açacak demektir.
Başarısız bir işe alıştırma programının işletme için yol açacağı en büyük,sorun verimliliğin düşmesi olacaktır. Kuşkusuz bir örgütte verimliliğin düşmesi pek çok faktöre bağlıdır. Bu faktörlerden biri de başarısız işe alıştırma uygulamasıdır. Başarısız bir işe alıştırma uygulamasının en belirgin göstergesi Yeni personel Devir Hızı Oranının yüksekliğidir.Yapılan araştırmalar iyi bir işe alıştırma programına sahip olmayan büyük işletmelerin yeni aldıkları personelin % 40'ının ilk üç yıl içinde işletmeden ayrıldıklarım ortaya koymuştur. Bu oran önemli ölçüde para. zaman ve verimlilik kaybı demektir. Y en i alınan bir personelin aranıp bulunmasından. Eğitilip üretken hale getirilmesine kadar bir dizi çaba ve harcama gerekir. Yeni personelin tam verim alınacak zamanda işi bırakması, onun yerine aynı süreçlerden geçilerek Bir yenisinin alınması ve bu döngünün sürekli tekrarı örgütün karlılığını ve verimliliğini büyük ölçüde etkiler.
Başarısız bir işe alıştırma programım uygulamada ısrar etmek, örgüt içinde motive edilmemiş, çalışma arzusu kırılmış, içinden zevk almayan,çevresi ile anlaşmayan, geleceğe endişe ile bakan , güvensiz, kararsız Ve yorgun insanların artmasına seyirci kalmak demektir. Bu tip personelin artması yalnız karlılığı ve verimliliği düşürmeyecek, uzun vadede olarak Kültürünün değişmesine de neden olacaktır. İyi bir işe alıştırma sistemine sahip olmayan işletmelerin ileride personele yönelik sorunlarının hızla artacağım söylemek kehanet olmayacaktır.
B. İşe Alıştırma Programları Kapsamı
Özellikle sık ve Önemli ölçüde personel alımlarıyla karşı karşıya olan işletmelerin biçimsel bir işe alıştırma programına sahip olmaları kaçılmaz bir zorunluluktur. Nadiren ve az sayıda personel alımlarıyla karşı karşıya olan işletmeler, küçük çaplı da olsa işe alıştırma programları uygulamak durumundadırlar. Küçük işletmelerde işe atıştırma île görevli bir uzmanın yeni personelin ilk yöneticisi ile birlikte bu görevi yürütmesi sık rastlanılan bir uygulamadır. Biçimsel bir işe atıştırma programı olsun veya olmasın, işe alıştırma adına yerine getirilen tüm çabaların personel bölümü, eğitim uzmanları ve ilk yöneticiler tarafından paylaşılması gerekir. İşe alıştırma programların ı n personelin işletmeye uyarlanması yönünü büyük ölçüde personel bölümü ve eğitim uzmanları yerine getirirler. Personelin işe ve çalışma grubuna uyarlanması işe daha çok adayın bağlı olduğu ilk yönetici tarafından gerçekleştirilir. İyi bir oriyantasyon programı yeni personelin ihtiyaç duyduğu tüm bilgileri tüm ve etkili bir şekilde verebilmelidir.
Başarılı bir işe alıştırma programı içinde yer almaşı gereken konular dört ana başlık altında şöyle sıralanabilir:
1. İşletmenin Tanıtımı
-İşletmenin tarihi
-İşletmenin örgütsel yapışı
-Üst yönetim pozisyonları ve bu görevleri yürüten yöneticilerin isimleri
-Üretilen mal veya hizmetler
-Üretim hattı
-Üretim süreci
-İşletmelerin kuraf ve politikaları
-Disiplin sistemi
-Güvenlikle ilgili düzenlemeler
-Personel el kitabında yer alan bilgilerin açıklanması
2. Personel Haklarının Açıklanması
-Ücret ödeme yöntemleri ve ödeme günleri
-Resmi tatil ve bayram izinleri
-Çalışma saatleri ve mola süreleri
-Personelin eğitim hakları
-Sigorta düzenlemeleri
-Emeklilik programı
-Personele sağlanan hizmetler
-Danışma ve rehabilitasyon programları
3. Tanıştırma
-İlk yöneticiyle
-Diğer yöneticilerle
-Eğitimcilerle
-Çalışma arkadaşlarıyla
-Personel danışmanlarıyla
4. İşle İlgili Bilgilerin Açıklanması
-Çalışma yeri
-İşi oluşturan görevler
-İş güvenliği
-İşin Konumu
-İşin amacı
-İşin diğer işlerle olan ilişkisi
C. İşe Alıştırma Programlarının Oluşturulması ve Yürütülmesinde Dikkat Edilecek Hususlar
Hangi işe alıştırma programı başarılı, hangi işe alıştırma programı başarısızdır? Bu sorunun cevabına kriter olacak göstergeler yukarıda verilmiştir. Elbette tüm işletmeler için başarılı olacak bir işe alıştırma modeli oluşturmak mümkün değildir, işletmelerin personel sayışı, üretim türü ve miktarı ile faaliyet alanı gibi faktörler bu konunun engelleyici unsurlarıdır. Bu nedenle her işletme kendi yapışma göre en uygun işe alıştırma programım bulmak zorundadır. Yine de büyük veya küçük her işletmenin kendi sistemim oluştururken kullanabileceği bir takım temel niteliklerden söz etmek mümkündür. Bu nitelikler, kurulacak programın başarı şansım artırır.
Söz konusu nitelikleri şöyle sıralamak mümkündür:
1. İşe Alıştırma, İşe Alma Fonksiyonunun Bir Parçası Olarak Görülmelidir
İşe alıştırma, örgütler tarafından bir lüks veya bir formalite olarak ilgilenmemelidir. Başarılı bir işe alıştırma programının gerçekleştirilmesinde, örgüt yönetimi n in işe alıştırma konusuna verdiği önemin büyük rolü vardır. İşe alıştırma. personel yönetiminin geleneksel fonksiyonu olan işe almanın bir parçası olarak görülmelidir. İşe alıştırma; personel ihtiyacının belirlenmesi, bulunması, seçilmesi ve yerleştirilmesinden sonra gündeme gelen bir konudur. İşe alma fonksiyonu ancak yeni personelin sorunsuz bir biçimde yeni ortama geçirilmesi ve kendisini örgütün bir parçası olarak görmesiyle tamamlanmış olacaktır.
2. Personel, Grup Olarak Değil Tek Tek Ele Alınmalıdır
İşe alıştırma bir yöntemdir. Başarılı bir işe alıştırma sisteminin özünde, kişilerin tek tek bir işe alıştırılması gerçeği yatar. Şüphesiz işe alıştırma fonksiyonu yerine getirilirken seminerler, kurslar, tanıtıcı film gösterileri gibi grup etkinlikleri de olacaktır. Ancak, bu programın bir parçasıdır ve işe alma fonksiyonuna bireysel bakılması gerçeğini değiştirmez.
3. Yeni Personelin Tümüne Uygulanmalıdır
İşe atıştırma programı işletmeye yeni alınan tüm personeli kapsamalıdır. Yeni personel, örgütün hangi birimi için alınırsa alınsın (merkez, bölge veya satış temsilciliği gibi), hangi pozisyona alınırsa alınsın (yönetici, teknisyen, işçi gibi) ve hangi sürelerle alınırsa alınsın (devamlı, mevsimlik, aylık veya günlük gibi), mutlaka örgüt içinde uygulanan işe alıştırma programının kapsamına girmelidir. Farklı görevler, farklı süreler ve farklı çalışma yerleri elbetteki işe alıştırma uygulamasında dikkate alınacaktır. Ancak bu durum sistemin özünü değiştirmeyecektir. Başarılı bir işe alıştırma programında, işletmenin neresinde ve hangi pozisyonda çalışırsa çalışsın tüm bireylerden aynı sonucu almak temel ilke olmalıdır.
4. İşe Alıştırma Faaliyeti, Personel işe Fiilen Başlamadan Önce Gündeme Gelmelidir
Genellikle adayın işe alınması île işe başlaması arasında belirli bir süre geçer. İşe alıştırma sürecim bu noktadan başlatmak yararlı olacaktır. Yeni personelin ilk gün edineceği izlenimler çok önemlidir. Bu izlenimler muhtemelen bu kişi o örgütte çalıştığı sürece bir daha silinmeyecektir. Bu nedenle ilk günün yoğunluğunu mümkün olduğunca azaltmakla fayda vardır. İlk günkü karmaşayı biraz olsun azaltmak, yabancılık duygusunu Hafifletmek amacıyla, ilk gün yapılması gereken işlerin bir kısmım ve diğer bazı işe alıştırma faaliyetlerim, yeni personel işe fiilen başlamadan önceki zamana almak programın etkinliğini artıracaktır. Yine, bu süre zarfında yeni personelin kiralık ev, çocuklarına okul, kreş ve ulaşım gibi kişisel sorunlarının çözümüne yardımcı olmak işe alıştırma faaliyetinin bir parçası olmalıdır.
5. İşe Alıştırma Uzun Dönemli Olmalıdır
İşe alıştırma bir kaç günlük bir faaliyet değildir. Personelin yeni girdiği işletmede kendisini onun bir parçası olarak görmesi uzun bir zaman alacaktır. Dolayısıyla bu sürenin en az bir yıl olması, programın parçalarının yerli yerine oturması açısından gerekli olacaktır, şüphesiz, öngörülen bir yıllık süre boyunca işe alıştırma çabalarının aynı yoğunlukta sürmesi gerekmeyecektir. Ancak, alınan sonuçlara göre işe alıştırma çabaları azalarak da olsa sürdürülmelidir.
Öğrenmenin temel ilke ferinden biri de aşırı bilgi yüklemeden kaçınmaktır. İşe alıştırma faaliyetlerinde de bu gerçeği unutmamak gerekir. Yeni personele işe alıştırma süreci içerisinde verilmesi gereken çok sayıda bilgi vardır. Bunların tümünün bir kaç gün içinde veya bir kaç hafta içinde etkin bir şekilde verilmesi mümkün değildir. İşe alıştırma da kullanılan seminer, kurs film gösterileri ve kılavuz kitaplık gibi çok sayıda araç yardımı ile öğrenme cabası uzun bir süreyi gerekli kılmaktadır.
6. İşe Alıştırma Sürekli Olmalıdır
İşe alıştırma çabalarının sürekli olması sistemin başarısı açısından zorunludur. İşe alıştırma faaliyetlerinin yalnız toplu personel alımlarında devreye sokmak veya belirli görevlere alınan personel için uygulayıp bırakmak programın bütünlüğünü bozacaktır, işe alıştırmada süreklilik esastır.
7. İşe Alıştırmada, Personel Öğrenmekten Sorumlu Tutulmalıdır
İşe alıştırma programının yeni personeli öğrenmekten sorumlu tutması sistemin etkinliğim artıracaktır. Program, işe alıştırma amacıyla yeni personele aktarılan tüm bilgilerin en iyi şekilde öğrenilmesini zorunlu kılmalıdır. Böylece yeni personel kendisine verilen bilgileri öğrenmek için çaba göstermek zorunda kalacaktır.
Kişiye öğrenme sorumluluğu yükleyen bir işe alıştırma programının iyi bir denetim mekanizması olması gerekir. Seminer, elkitapları, film gösterileri gibi işe alıştırma amacıyla yapılan çeşitli etkinliklerin ne kadar başarılı olduklarının sınanması gerekir. Bu amaçla her etkinlikten sonra, etkinliğe katılan kişilerin, etkinliği yürüten kişilerle veya ilk amirleriyle bir araya gelerek konuyu tartışması veya konu ile ilgili olarak Önceden hazırlanmış sorulara yazılı cevaplar vermesi yararlı olacaktır. Böylece, bir yandan işe alıştırma kapsamına alınan personelin neyi, ne kadar öğrendikleri saptanırken, bir yandan da katılan kişilerin en iyi biçimde öğrenmesi sağlanmış olacaktır.
8. İşe Alıştırma Süreci Sonunda Katılanlara Başarı Belgesi Verilmelidir
Katılanları öğrenmekten sorumlu tutan bir işe alıştırma programının, bu sorumluluğu yerine getiren kişileri de ödüllendirmesi gerekir. Uzun vadeli bir işe alıştırma faaliyetinin gerektirdiği tüm yükümlülükleri başar; ile yerine getiren yeni personelin, bu başarısını belgeleyen bir sertifika alması, onun örgütün bir parçası olma yolundaki düşüncelerini kuvvetlendirecekler. Bu belgelerin küçük bir törenle ve bizzat genel müdür tarafından verilmesi bu duyguyu daha da kuvvetlendirecektir.
9. İşe Alıştırmada En Büyük Sorumluluk İlk Amirlerin almalıdır
Başarılı bir işe alıştırma programında yeni personelden sorumlu ilk yöneticiye çok iş düşecektir. Yeni personele işe başladığı ilk günden itibaren en yakın kişi enin ilk amiri olmalıdır. İlk amirlerin tulumu işe alıştırma programının başarısın! direkt olarak etkileyecektir. Çünkü yeni personel, işletmenin sembolü olarak ilk planda ilk amirini görecektir. Bu nedenle ilk amirin olumlu veya olumsuz her davranışının faturası örgüte çıkacaktır. İlk amirlerin işe alıştırma programının yükünü çekmeleri nedeni ile sorumluluklarının bilincinde olmaları gerekir. Aksi halde program tüm çabalara karşın başarılı olmayacaktır. Bu amaçla ilk amirlerin program uygulamaya konmadan önce ciddi bir eğitimden geçirilmeleri yararlı olacaktır.
10. Program Yeni Personeli Öğrenmek İstediği Her Konuda Bilgili Kılmalıdır
Bir örgüt nasıl bir işe atıştırma programı uygularsa uygulasın yeni personelin ihtiyaç duyduğu bilgileri şu veya bu şekilde kendisine vermek durumundadır. Yapılan araştırmalar yeni personelin yanı sıra, tüm örgüt personelinin, şirket hakkında önemsiz görülen pek çok bilgiye gereksinimi olduğunu göstermiştir. Personel, işletmenin ne durumda olduğunu, gelecekte ne olacağını, hangi alanlara yöneleceğini ve buna benzer daha pek çok bilgiyi doğru biçimde öğrenmek isteğindedir. Örgütün işe alıştırma programı, personelin bu isteğine açık ve net bir biçimde cevap verebilecek vasıfta olmalıdır.
