KALİTE EL KİTABI HAZIRLAMA REHBER DOKÜMANI
Kalite El Kitabı, firmanın müşteri memnuniyeti ve sürekli gelişim anlayışı çerçevesinde oluşturduğu Kalite Sistemini ve anılan anlayışa yönetimin yaklaşımını ve ilginin yoğunluğunu açıklar nitelikte olan en üst düzey dokümandır.
Aşağıda, yukarıda anlatılan yaklaşım ile, Kalite El Kitabı'nın olması gereken biçim ve içermesi gereken gereklilikler genel olarak anlatılacak; madde bazında farklılık gösterecek ve dikkat edilecek noktalar ise daha sonra ilgili madde başlığı altında yer alacaktır.
KALİTE EL KİTABI
"Kalite El Kitabında ana amaç, firmanın kalite olgusuna gösterdiği yakınlık ve önemi belirtmek, bunun için firmanın yaptığı ya da yapmayı planladığı faaliyetleri tanımlamak olarak algılanmalıdır. Kalite El Kitabı, özünde yönetimsel bir anlam taşır.
Genel Özellikler:
• KEK, sistematik bir yapıya sahip olmalıdır.
• Kodlandırılmalıdır.
• Faaliyetlerin sıralandırılmasında, kullanılmakta olan standartlara birebir bağımlılık gösterilmesi gerekmez. Ancak standart maddeleri referans alınarak hazırlanması izleme açısından kolaylık sağlar.
• Organizasyon şeması mutlaka yer almalıdır.
• Genel bir organizasyon şemasından ayrı, Kalite Bölümünü anlatır bir organizasyon şeması da olmalıdır.
• Görev ve sorumluluklar, yönetimsel anlamda yetki sahibi kişiler ile sınırlandırılmalıdır. Örneğin depo sorumlusunun görev ve sorumlulukları Kalite El Kitabında tanımlanmamalıdır.
• Kalite El Kitabı'nın üst düzey bir doküman olması sebebiyle, revizyonların sayısını azaltmak için ifadeler ve açıklamalar olabildiğince genel bir nitelik taşımalıdır.
• Her bir maddenin sonunda, o madde ile ilişkili prosedürler referans olarak verilmelidir.
• Kalite El Kitabının anayasal nitelikte bir doküman olması gereği,söz konusu doküman üst yönetim tarafından mutlaka onaylanmalıdır.
Özellik arz eden maddeler ve bunlarla ilgili özel gereklilikler aşağıda verilmiştir:
YÖNETİMİN SORUMLULUĞU
HEDEFLER
"Burada, firma açısından ileride ulaşılmak istenen amaçlar yazılacaktır. Belirlenecek hedefler, sayısal nitelik taşımaktan çok, genel nitelikte olmalı, ancak sayısal verilerle ölçülebilir netlikte olmalıdır. Ayrıca, firma kapasitesi ve olanakları ile uyumlu ve gerçekçi bir nitelik taşımalıdır."
KALİTE POLİTİKASI
"Bu bölümde, hedefler ana başlığı altında yer almış olan amaçlara ulaşmada kullanılacak yöntemlerin (yönetimsel anlamda) açıklanması yapılacaktır. Dikkat edilmesi gereken husus, bölümde anlatılacak olan yöntemlerin firmanın kalite anlayışı ile orantılı olarak belirlenmiş olmasıdır.
İster hedefler olsun, ister politika olsun, anlatım hususunda sloganlaştırılmış ifadelerden kaçınılmalı, anlatılmak istenen hususlar, okuyucu tarafından anlaşılabilecek şekilde detaylandırılmalıdır"
GÖREV VE SORUMLULUKLAR
"Görev ve sorumluluklar bölümünde, yönetimsel anlamda, yetki sahibi kişilerin görev ve sorumlulukları yer alacaktır. Burada dikkat edilmesi gereken husus; görev ve sorumlulukların firma organizasyonu ve hiyerarşisi ile uyumlu bir şekilde saptanmasıdır. Firma geleneklerine ve anlayışına uymayan saptamalarda uygulama anlamında mutlaka zaafiyetler ortaya çıkacaktır. Ana amaç, firma organizasyonunu tanımlamak ve sistematize etmektir. Gereksiz abartmalardan mutlaka kaçınılmalıdır. Bir diğer nokta da, yetkili kişiler arasında Yönetim Temsilcisine de yer verilmesidir. Yönetim Temsilcisi, firma dahilinde ayrı bir kişilik veya makam olarak görülecek ve bu kişi ile ilgili görev ve sorumluluklar bu bölümde açıklanacaktır. (Yönetim Temsilcisi Kalite Sisteminin gözlemcisi durumunda olup, görev ve sorumlulukları denetleme ve gözlemleme temelli belirlenmelidir.)"
2. KAYNAKLAR
"Bu bölümde firmanın kurmuş veya kurmakta olduğu kalite sistemi dahilinde ihtiyaç gösterecek kaynak ihtiyacı (parasal, personel vs.) için yaptığı planlama faaliyetleri ve bununla ilgili uygulamalar yer alacaktır."
3. YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ
"Burada, Kalite Sistemi için can damarı sayılabilecek nitelikte olan, üst düzey yöneticilerin katılımıyla oluşturulan kurulun, belirli periyotlarda sistemi yönetimsel anlamda gözden geçirmesi faaliyeti tanımlanacaktır. Anlatım esnasında, ayrıntılı tanımlama ve açıklamalardan ziyade, kurumun bu faaliyete bakışı ön planda olmalıdır. "
Aşağıda, şimdiye kadar açıklanmış çerçeve içerisinde hazırlanmış örnek bir Kalite El Kitabı yer almaktadır.
KURUM / FİRMA ADI
KALİTE GÜVENCE EL KİTABI
DAĞITIM NO:
ÖNSÖZ
......................., ürünlerinin üretiminde uzmanlaşmış ve önemli ölçüde ihracata yönelik olarak çalışan bir kuruluştur. Merkez................da, üretim birimleri ise ................de yerleşik durumdadır. Satış ve satınalma birimleri merkez kuruluşunda bulunmaktadır.
Adres ve telefon / faks numaraları:
Merkez:
Satış:
Fabrika:
Bu Kalite El Kitabı, kalite sisteminin temelini oluşturan en üst düzeydeki dokümandır. Tüm bölüm ve personel için bağlayıcı nitelik taşır.
İlgili bölümlerin faaliyetlerini gerçekleştirirken izleyecekleri yöntemlerin detayı her bölümün İlave Dokümantasyon bölümünde işaret edilmiştir. Geçerli tüm Kalite Güvence Prosedürlerini gösteren liste kitabın son bölümündedir.
Onaylar:
Genel Müdür
Kalite Güvence Müdürü
IV- KALİTE GÜVENCE SİSTEMİ DOKÜMANTASYON YAPISI
1. YAPI
Kalite El Kitabı
Organizasyonun kalite politika ve hedeflerini, kalite sistemini, temel sorumluluklarını, görev ve yetkilerini, çalışma yöntemlerini açıklayan en üst düzeydeki doküman.
KG Prosedürü :
Firmanın bölümlerinin çalışma yöntemlerini ilgili formları, kayıt yöntemleri, iş akış şemaları ile açıklayan detay doküman.
Talimatlar:
Bölümlerin KG Prosedürleri ışığında oluşturdukları detay talimatlar, planlar, yönetmelikler, spesifikasyonlar vb. kontrollü dokümanlar.
KG dokümantasyonu 3 ana bölümden oluşur.
Kalite Güvence El Kitabı
Kurum / Firma hedeflerini, bu hedeflere ulaşmada kullanılacak yöntemleri ifade eden Kalite politikasını, organizasyonu, kalite sistemini ve temel sorumlulukları, bölümlerin görev ve yetki alanlarını, sorumluluklarını, uygulama yöntemlerini açıklar. Kısaca, Kurum / Firma kültürünün kaliteye yaklaşımını ifade eder.
Giriş bölümleri (01 a ya kadar) 2 nümerik, bir alfabetik hane ile numaralandırılmışlardır. Kalite Güvence El Kitabı, Kalite Güvence Müdürlüğü tarafından hazırlanır, yönetilir ve Genel Müdür tarafından onaylanır.
Kalite Güvence Prosedürleri
Kalite Güvence prosedürleri, fonksiyonel bölümler tarafından hazırlanan detay metinlerden oluşur. İlgili kayıtları tanımlar ve iş akış şemalarını gösterir. Bu prosedürler yayınlanmadan önce kalite güvence bölümü tarafından kontrol edilir ve hazırlayan bölümün mutabakatını takiben yayım için onaylanırlar. Kalite Güvence prosedürleri Kalite Güvence bölümü tarafından yayınlanırlar.
KG prosedürleri KG El kitabı bölümleri gibi ve onlara bağlı olarak sınıflanır, numaralanırlar. Bir KEK bölümü birden fazla prosedürü referans gösterebilir. Bu durumda prosedürler ilgili KEK bölümünün numarasını izleyen iki hanelik ve birbirini izleyen nümerik kodlarla kodlanırlar.
Talimatlar
Bu başlık altında bölümlerin kontrollü dokümanları yer almaktadır. İlgili olduğu işin (faaliyetin) nasıl yapılacağının detay açıklamasını içerir. Kontrollü dokümanlar, Doküman Kontrol prosedürüne göre ve bu prosedür paralelinde bölümlerin hazırladığı talimatlara göre yönetilirler.
HAZIRLAMA
Sorumluluklar
Kalite Güvence El Kitabı
Hazırlık : Kalite Güvence Müdürü
Onay : Genel Müdür
Yayım, Dağıtım : Kalite Güvence Müdürü
Kalite Güvence Prosedürleri
|
AŞAMALAR
|
BÖLÜMLER
|
|
Hazırlık
|
İlgili Bölüm Müdürü
|
|
İçerik/Format
|
Kalite Güvence Müdürü
|
|
Uygunluk Kontrolü, Numaralandırma, Yayım Onayı
|
Kalite Güvence
|
|
Yayım, dağıtım
|
Kalite Güvence
|
|
Yönetim
|
Kalite Güvence
|
Kalite Güvence İş Talimatları
Dokümantasyonun bu bölümü, KG prosedürlerinin işaret ettiği Kalite planları, Operasyon Planları, Çalışma Talimatları, İşlem Akış Şemaları, Test Talimatları, Çalıştırma Talimatları, Özel İşlem Kontrol Talimatları, Kontrol Planları vb detay kontrollü dokümanlardan oluşur. Bu tür dokümanlar ilgili bölümler tarafından hazırlanır ve Doküman Kontrolü Prosedürüne (05-01) göre onaylanır, yayımlanır, dağıtılır, değiştirilirler. Üzerinde ilgili bölüm yöneticisinin ve hazırlayanın onaylarını, yürürlüğe giriş tarihini, varsa değişiklik tarihini taşımayan dokümanlar kontrolsuz olduklarından geçersizdirler. İlgili bölümler yayımladıkları dokümanların dağıtımını, dağıtım listeleri aracılığı ile izlerler.
Yazımda Uygulanacak iş akışı ve format
KEK, prosedür ve talimatlar aşağıda verilen formatlara uygun olarak, standart formlara yazılırlar. KG standart ve prosedür yazımlarında ilgili bölümler hazırladıkları taslak metinleri bu metinlerden etkilenecek olan bölümlere de göndermek ve ortak görüş üretmek sorumluluğundadırlar.
KEK
Yazım iş akışı, bu prosedürün sorumluluklar bölümünde verildiği gibidir. Her bölüm, KG tarafından referans standardın gerekliliklerini karşılayacak biçimde hazırlanır. Yönetimin onayını takiben dağıtım listesine göre dağıtılır.
Her bölüm Kalite Güvence El kitabı için düzenlenen standart kağıtlara aşağıdaki formata göre yazılır.
- Başlık
* Amaç
* Uygulama Alanı
* Tanımlar
* Sorumluluklar
* Uygulama
* Kayıtlar
* İlave Dokümantasyon
KG Prosedürleri
Yazım iş akışı sorumluluklar bölümünün KG prosedürleri kısmında verilen dizilişe göre yapılır. Her KG prosedürü ilgili bölüm tarafından, ilgili diğer bölümlerin ve gerekir ise yönetimin görüşleri de alınarak hazırlanır. Bu hazırlık, KG bölümüne sisteme uygunluk / içerik / format kontrolü için gönderilir. Onaylanan metin KG tarafından numaralandırılır, kaydedilir ve dağıtım listesine göre dağıtımı yapılır.
Her bölüm prosedürler için düzenlenen standart kağıtlara aşağıdaki formata göre yazılır.
- Başlık
* Amaç ve Kapsam
* Uygulama Alanı
* Tanımlar
* İlgili Formlar
* Referanslar
* Sorumluluklar
* Uygulama
Talimatlar
Bu dokümanlar cinsine göre düzenlenmiş standart kağıtlara yazılırlar. Bölümlerin çeşitli talimatları, yönetmelikleri, çalışma tarifleri vb. olabilir. Bu tür dokümanlarda KG prosedürleri formatı esas alınır. Test-Kontrol Standartları/Talimatlar, Teknik spesifikasyonlar türü vb. dokümanların hazırlanmasında da amaca uygun düzenlenmiş kâğıtlar kullanılır.
Test talimatlarında kullanılan genel format :
- Başlık
* Genel (Amaç-Kapsam)
* Test Şartları
* Cihazlar
* Hazırlık
* Test
* Sonuçlar
* Referanslar
GÜNCELLEŞTIRME
3.1. Sorumluluklar :
• Kalite Güvence El Kitabı
|
AŞAMALAR
|
BÖLÜMLER
|
|
Değişiklik Talebi
|
Üst Yönetim/KG/Bölümler
|
|
Talebin İncelenmesi
|
KG
|
|
Değişikliğin Hazırlanması
|
KG
|
|
Onay
|
Genel Müdür
|
|
Yayım
|
KG
|
|
Dağıtım
|
KG
|
• Kalite Güvence Prosedürleri
|
AŞAMALAR
|
BÖLÜMLER
|
|
Değişiklik Talebi
|
İlgili Bölüm
|
|
Hazırlanması
|
İlgili Bölüm
|
|
İçerik/Format Uygunluk Kontrolü
|
KG
|
|
Onay
|
İlgili Bölüm
|
|
Yayım Onayı
|
KG
|
|
Dağıtım
|
KG
|
• Talimatlar
Bu tür dokümanlar Doküman Kontrolü prosedürüne tabidir.
3.2. Güncelleştirmenin Yapılması
KEK
KEK veya bölümlerinden birinde, herhangi bir sayfada değişikliğe gidilmesi durumunda o bölümün tamamı tekrar yayınlanır. Bölümlerin yeniden yayımlanmaları ile ilgili kayıtlar kitapların başında bulunan Güncelleştirme Notları sayfasında tutulur. Bu sayfa tüm bölümlerin, en son yayım numara ve tarihlerini gösterir.
Bölümlerin ve sayfalarının değişiklik kayıtları Güncelleştirme sayfasını izleyen Değişiklik Kayıt Formunda (Form No ...) tutulur. Bölümleri oluşturan sayfalarda yayım tarihi, değişiklik numarası ve değişiklik tarihi ile ilgili bilgiler bulunur.
Güncelleştirme durumunda, ilgili bölüm, Değişiklik kayıt Formu ve Güncelleştirme Notları sayfası ile El Kitabı sahibine Dağıtım-Alındı Formu (Form No....) ile verilir. Yalnızca Dağıtım Listesinde bulunan el kitabı sahiplerinin el kitapları güncelleştirilir.
Prosedürler
Prosedürlerden birinde, herhangi bir sayfada değişikliğe gidilmesi durumunda o sayfa tekrar yayınlanır. Bölümlerin sayfalarının değişiklik kayıtları bölüm başında bulunan Değişiklik kayıt Formuna (Form No...) işlenir.
Bölümlerin yeniden yayımlanmaları altı kere değişikliğe uğradıktan sonra gerçekleşir. Bölümlerin yeniden yayın durumu prosedürlerin bir arada bulunduğu klasörün başında bulunan Güncelleştirme Notları sayfasında tutulur. Bu sayfaya, bölümler yeniden yayınlandıkça bölüm numarası, adı, yeni yayım numarası ve tarihi işlenir (bölümlerin ilk yayın numara ve tarihleri klasörün başında bulunan içindekiler sayfasında bulunur).
Bölümleri oluşturan sayfalarda da yayım tarihi, değişiklik numarası ve değişiklik tarihi ile ilgili bilgiler bulunur.
Değişiklik durumunda, ilgili sayfa, işlenmiş Değişiklik Kayıt Formu (Form No ...) sayfası ile sahibine Dağıtım-Alındı Formu (Form No...) karşılığında verilir. Tüm bir bölümün yeniden yayınlanması durumunda ilgili bölüm, değişiklik kayıtları işlenmiş Güncelleştirme Sayfası ile Dağıtım-Alındı Formu karşılığında verilir.
Her yıl geçerli ve yürürlükte olan KG prosedürleri listesi Kalite Güvence Müdürlüğü tarafından KEK'na sahip tüm bölüm yöneticilerine dağıtılır. Yalnızca Dağıtım Listesinde bulunan el kitabı sahiplerinin El Kitapları güncelleştirilir.
4.DAĞITIM
KEK ve Prosedürlerin yayımlanması, dağıtımı ve korunması Kalite Güvence Müdürlüğünün yetki ve sorumluluğundadır. KEK ve prosedür sahipleri kendi el kitaplarından ve güncelleştirilmiş bölümlerin yerlerine konmasından şahsen sorumludur.
El Kitaplarının asıl kopyaları KG tarafından tüm değişiklik kayıtları ile birlikte saklanır. KEK dağıtımı aşağıdaki listeye göre olur:
• Üst yönetim
• Müdürler
Prosedürlerin dağıtımı aşağıdaki listeye göre olur:
• Üst yönetim
• Müdürler
• Kalite şeflikleri
Yalnızca kopya numarası verilerek dağıtılan El Kitapları dokümantasyona tabidir ve güncelleştirilir. El Kitapları Dağıtım Listesine göre Dağıtım-Alındı Kağıdı ile dağıtılır.
Bölümlerde yapılan değişikliklerin veya yeni yayımların dağıtımı KG tarafından yapılır. Yeni yayımlanan bölümü veya değişiklik sayfasını ilgili kayıtlarla alan el kitabı sahibi Dağıtım-Alındı kağıdını imzalayarak iade eder. Bu belge KG de saklanır.
El kitaplarının veya prosedürlerin dağıtım için fotokopi yolu i1e asıllarından çoğaltılmaları durumunda her sayfa kırmızı KONTROLLU damgası ile damgalanır. Bu tür çoğaltma ve damgalama işlemi yalnızca KG tarafından ;gerçekleştirilir ve kaydedilir. KG' de damga kaydı olmayan veya renkli logolu kağıtlara basılmamış olan tüm kopyalar kontrolsuz olup geçersizdir.
V- DAĞITIM LİSTESİ
|
NO
|
DAĞITIM
|
DAĞITIM NO
|
|
01
|
GENEL MÜDÜR
|
(1)
|
|
02
|
GENEL MÜDÜR YARDIMCISI
|
(2)
|
|
03
|
KALİTE GÜVENCE MÜDÜRÜ
|
(3)
|
|
04
|
SERTİFİKASYON MAKAMI
|
(4)
|
01-TEMEL POLİTİKASI VE UYGULAMALAR
1. KALITE POLITIKASI
Amacımız müşterilerinin gereksinimlerini, beklentilerini tatmin edecek mamulleri sunarak pazar payını ve rekabet gücünü arttırmaktır.
Bu amacın gerçekleşmesi için firmamızın tüm proseslerinin belli bir kalite seviyesinde, ürünlerimizin de pazarını ekonomik ve teknik gereksinimlerine en uygun biçimde gerçekleştirilmesi hedeflenmiştir. Hedeflerimize ulaşmak, kalite düzeyimizi gelişen teknoloji ve müşteri beklentileri doğrultusunda iyileştirmek için tüm bölümlerinin aktivitelerinde Kalite Güvence Sistemi gereklilikleri esas olacaktır.
Belirlenmiş olan politika ve hedefler zorunlu olup, tüm birimlerde ve kademelerdeki çalışanların KG sistemi dokümantasyonu ve talimatlarına uygun çalışmasını gerektirmektedir.
2. UYGULAMA
Firma üst yönetimi kendisine bağlı bölümlerin yönetimini ve faaliyetlerin yürütülmesini bu el kitabındaki standartlar ve ilgili KG prosedürlerine göre gerçekleştirir ve bölüm yöneticilerinin kalite politikasını anladıklarından, uyguladıklarından, desteklediklerinden ve tüm seviyede çalışanlar tarafından anlaşılmasını, uygulanmasını, desteklenmesini sağlayacak biçimde çalıştıklarından emin olmak durumundadır.
Kalite Güvence Sisteminin planlanması, gözetilmesi ve geliştirilmesi birinci derecede Kalite Güvence Müdürünün sorumluluğudur. Kalite Güvence Bölümü kalite problemlerinin saptanması, düzeltilmesi için istek yapılması ve düzeltme sürecinin gözlenmesinde ve doğrulanmasında gerekli yetki ve organizasyonel serbestiye sahiptir.
Kalite Güvence Sistemi ve Kalite Organizasyonu Kalite Güvence El kitabı ve Kalite Güvence Prosedürleri el Kitabında dokümante edilmiştir.
Firmanın tüm çalışanları önce Kalite Güvence Sistemi El kitaplarında açıklanan standartlar ve prosedürleri uygulamakla sonra da bu standartları geliştirmekle, yükseltmekle yükümlüdür. Herhangi bir nedenle uygulanamayan standartlar, prosedürler saptandığında, veya mevcut prosedürler, planlarla istenen seviyeye ulaşılamadığında bu standart veya prosedürlerde resmi değişiklik talebinde bulunmak her çalışanın görevi ve hakkıdır.
Genel Müdür
02- ORGANİZASYON, GÖREV VE YETKİLER
Genel Müdür
• Kalite politikasının belirlenmesi
• Kalite sisteminin yapısı ve kapsamının belirlenmesi, bu sistemin uygulanabilmesi için kaynakların sağlanması
• Kalite Güvence El Kitabının onaylanması
• Kalite Güvence Sisteminin referans standarda uygun olarak kurulması, uygulanması ve sürekliliğinin sağlanması için Kalite Güvence Müdürünün yetkilendirilmesi ve desteklenmesi.
• Kalite Güvence Sisteminin değerlendirilmesi
• İç denetim raporlarının incelenmesi ve düzeltici önlemlerin izlenmesi
• Tüm çalışanların kalitenin geliştirilmesine katkısının sağlanması için programların hazırlatılması ve uygulatılması
• Çalışanların kalite bilincinin yükseltilmesi, eğitim için programların hazırlatılması ve uygulatılması
Kalite Güvence Müdürü
• Kalite Güvence Sisteminin referans standarda göre planlanması, uygulanması ve geliştirilmesi
• Kalite Güvence dokümantasyonunun hazırlanması, onaylanması, dağıtımı
• Ürünlerde ve sistemde olası zayıf noktaların aranması, saptanması. Bu zayıflıkların giderilmesi için düzeltici önlemlerin alınmasının ve sürdürülmesinin sağlanması.
• Alınan düzeltici önlemlerin doğrulanması
• Kuruluş içi ve dışında Sistem Değerlendirme çalışmalarının organizasyonu
• Bölüm personelinin çalışmalarının koordinasyonu
• Eğitim çalışmalarının düzenlenmesi
• Dizaynın gözden geçirilmesi
• Kalibrasyon hizmetleri
• Kalite Kontrol faaliyetlerinin düzenlenmesi (Giren malzeme muayenesi, üretim kalite kontrol, son muayene ve kontroller, laboratuar çalışmaları. . . )
• Yan sanayi üzerinde denetleme ve teknik yardım sağlama
• Servis ilişkileri, şikayetlerin değerlendirilmesi
• Test kontrol karakteristiklerinin saptanması, test standartlarının/planlarının hazırlanması
• Girişte, üretim aşamalarında veya çıkış kontrolde saptanan ve hemen önlenemeyen uygunsuzluk durumunda gerekli önlemleri başlatma, gerekirse üretimi durdurma
• Uygunsuzluk durumunun, ürün kalite problemlerinin tanımlanması ve kontrolü
• Düzeltici Önlem çalışmalarının uygun kanallardan başlatılması, yürütülmesi doğrulanması
• Test kontrol durumunun tanımlanması
• Gerçekleştirilen test ve kontrollerin kayıtlarını tutmak
• Özel proseslerin tanımlanması ve kontrolü çalışmalarında ilgili bölümlere yardım
Planlama ve Stok Kontrol
• Sözleşmenin gözden geçirilmesi
• Satıştan gelen taleplere göre üretim planlarının hazırlanması
• Ambarların yönetimi, depolama, taşımacılık, sevkıyat.
Satınalma
• Malzeme alınan kuruluşları ziyaret ederek firmanın kalite politika ve uygulamalarını açıklamak, anlaşılmasını sağlamak.
• Yan sanayi değerlendirme ve seçme çalışmalarının koordinasyonu
• Onaylı teslimatçılar listesinin hazırlanması,güncelleştirilmesi
• Gerekli malzemelerin uygun teslimatçılardan temini
Teknik Müdürlük
• Ürün geliştirme ve tasarım çalışmaları yapmak
• Ürün geliştirme ve tasarım çalışmalarında kalite gereksinimlerini göz önüne almak, çalışmaları bu gereksinimlere göre yönlendirmek ve sonuçlandırmak
• Ürünlerin teknik resim, veri, karakteristik, spesifikasyon vb, mühendislik dokümanlarının hazırlanması, dağıtımı ve yönetimi.
• Dağıtımı yapılan tüm teknik dokümantasyonun doğru olmasını sağlamak
• Sözleşmenin gözden geçirilmesi
• Proses kontrol, operasyon planları, proses akış şemaları, makine çalıştırma talimatlarının hazırlanması, iş etütlerinin gerçekleştirilmesi. Proseslerin onaylanması.
• Özel proseslerin tanımlanması ve kontrollerinin düzenlenmesi
• Üretim teknolojisinin getirilmesi, yeni teknolojilerin adaptasyonu
• Verimlilik analizleri, verimliliğin yükseltilmesi
• Yan sanayi/teslimatçıya, gerek duyulduğunda destek
• Düzeltici önlem çalışmaları
• Uygunsuzluk durumunun kontrolü
Üretim
• Teknik Müdürlük/Mamul müh. Müdürlüğünün belirlemiş olduğu spesifikasyonlara (parça resimleri, standartlar, operasyon planlan vb), ve KK tarafından hazırlanan kalite plan ve standartlarına uygun olarak ve planlamadan gelen planlar doğrultusunda üretimi gerçekleştirmek
• Üretim kaynaklarını en verimli biçimde kullanmak ve idame ettirmek
• Çalışanların eğitimi
• Malzeme akışını planlamak
• Uygunsuzluk durumunun kontrolü
• Düzeltici önlemler
İdari ve Malî İşler
• Personel idari işleri
• Personelin niteliklerinin geliştirilmesi çalışmalarına yardım
• Personelin nitelik kayıtlarının tutulması
• Muhasebe
Bakım
• Üretim makine ve teçhizatının bakım/onarımı
• Yardımcı tesislerin yönetimi
• Yıllık bakım/onarım ve revizyon programlarının hazırlanması ve yürütülmesi
Satış/İhracat
• Siparişlerin yapılabilirliklerinin gözden geçirilmesi aktivitelerinin organizasyonu
• Kesinleşen siparişler için ilgili bölümler ile beraber üretim planının hazırlanması
Servis
• Firma Kalite Güvence Sistemine uyumlu çalışmak ve servis kalitesini geliştirecek önlemler almak
• Müşteri şikayetlerinin incelenmesi, giderilmesi ve fabrikalara bilgi aktarılması
• Müşteri şikayetleri ile ilgili istatistiklerin tutulması
• Aylık servis raporlarının hazırlanması ve fabrikalara gönderilmesi
2. KAYNAKLAR
İç denetimler ve doğrulama faaliyetleri de dahil olmak üzere kaliteyi etkileyen faaliyetleri yöneten, yürüten personelin eğitim ve diğer gereksinimleri saptanarak karşılanır.
3. YÖNETİMİN TEMSİLCİSİ
Kalite sisteminin planlanması, kurulması ve sürdürülmesi için Kalite Güvence Müdürü gerekli yetki ve sorumlulukla donatılmıştır. KG Müdürü sistemin performansını sürekli izler ve üst yönetime raporlar.
4. YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ
Referans prosedürde verildiği şekilde, yılda bir kere üst yönetim kalite sistemini gözden geçirir.
5. DOKÜMANTASYON
6. İLAVE DOKÜMANTASYON
Kalite Güvence Prosedürü No : 0l-0l : Yönetimin Gözden Geçirilmesi
ORGANİZASYON ŞEMASI
03- KALİTE SİSTEMİ
Ürün kalitesinin yaratılması, korunması ve geliştirilmesinde tüm bölümlerinin katkısı bulunmaktadır. Teslimatçılardan gelen malzemenin kalitesi de firmanın KG şemsiyesinin altındadır.
Kalite işin yapılış şeklinin bir parçasıdır. İşin yapılmasına ilişkin sorumluluk ve kalitesine ilişkin sorumluluk bir bütündür. Firmanın her bölümü, ürünün kalitesinden, organizasyonun çizdiği çerçevedeki görevleri, yetkileri, sorumlulukları çerçevesinde ürünün oluşumuna bulunduğu katkı kadar sorumludur.
1. Organizasyonel Görev ve Sorumluluklar
KS aşağıdaki noktalar üzerinde yeterli kontrolü ve güvenceyi sağlar:
• Ürünlerin belirlenen gerekliliklere uygun üretilmesi
• Üründen bağımsız olarak KG önlemlerinin belirli kurallar çerçevesinde yürütülmesi
• Kalite Sisteminin bir dokümanla temsil edilmesi
• KS ve bunun organizasyonel birimlere getirdiği sorumluluklarla ilgili olarak eksiksiz belgelendirme
1.1. Kalite Güvence Müdürlüğünün Görevleri
• Firmanın bütün bölümlerinde kalite güvence faaliyetlerinin koordinasyonu
• Kalite Güvence El Kitabı ve Prosedürlerinin hazırlanması ve yayınlanması, yönetilmesi.
• İç denetleme çalışmaları ile Kalite Güvence sisteminin etkinliğinin doğrulanması
• Düzeltici önlemler
• Kalitenin güvence altında olup olmadığı durumunu inceleyen kalite raporları ile yönetimin bilgilendirilmesi
• Referans Standarda uygunluğun sağlanması
• KG Müdürlüğü ürün kalitesinden sorumlu bölümleri destekler. Ancak onların ürün kalitesine karşı olan sorumluluklarını ve dokümantasyon görevlerini üstlenmez.
2. Kontrol
Bütün kalite güvence aktiviteleri diğer bölümlerin de işbirliği ve katkısı ile Kalite Güvence Müdürlüğü tarafından izlenir, kontrol edilir.
3. Kalite Test ve Kontrolleri
Muayene, Test ve Kontrol Talimatlar ilgili Kalite Plan ve/veya Prosedürlerine uygun olarak hazırlanır. Bu Plan ve Talimatlar ürünün, dizayn/kalite karakteristikleri, firmanın test/kontrol birimlerinde gerçekleştirilen değerlendirmeleri ve dokümantasyonu ile uyumlu olmalıdır.
Test/Kontrol cihazları yönetimin onayı ile teknolojik gelişmelerin gerisinde kalmayacak biçimde yenilenirler.
4. Kalitenin Gözden Geçirilmesi
KG-Dokümantasyonda tanımlanana, açıklanan yöntemlerin uygulanmalar ve etkinlikleri iç denetleme çalışmaları ile denetlenir. Gerekirse düzeltici önlem alınması kararlaştırılır ve bunun uygulanması izlenir.
5. Kalite Sistem Dokümantasyonu
Kalite Sistem Dokümantasyonu yapısı bu bölüm ekinde şematik olarak verilmiştir.
Kalite Planlama: Ürünün üretimi aşamalarında kalite gerekliliklerinin karşılanması için yapılması gereken faaliyetler planlanırlar. Kalite planlama çalışmalarının sonucu olarak hazırlanan kalite planları kontrollü dokümanlar olarak hazırlanır ve yayınlanırlar.
6. Dokümantasyon
KG sistemi ile ilgili tüm raporlar KG bölümünde, K.K. Test, muayene vb. doğrulama raporları K.K. bölümünde saklanır.
7. İlave Dokümantasyon
04- SÖZLEŞMELERİN GÖZDEN GEÇİRİLMESİ
1. Amaç
Ürünlerin satış faaliyetlerinde müşterilerden gelen her türlü taleplerin, sipariş ve sözleşmelerin, şartnamelerin müşterinin tatmin edilmesi açısından gözden geçirilmesi.
2. Uygulama Alanı
Satınalma, Planlama ve Stok Kontrol, Teknik Müdürlük, Satış
3. Tanımlar
4. Sorumluluklar
4.1. Satış
• Siparişlerin anlaşmalarla bağlanması
• Siparişlerin ilgili bölümlerle beraber yapılabilirlik açısından kontrolü
4.2. Planlama ve Stok Kontrol
• Satıştan gelen siparişlerin zaman ve malzeme sağlama açısından kontrolü
4.3. Teknik Müdürlük
• Müşteri taleplerinin karşılanması için siparişlerin dizayn, ambalaj,etiketleme, işaretleme vb. açısından kontrolü
4.4. Diğer Bölümler
Gereğinde, Satıştan gelen taleplerin yapılabilirlik kontrolünde yer almak
5. Uygulama
Ürün talepleri satış teşkilatından Planlama Müdürlüğüne olan bilgi akışı ile belirlenir. Sipariş dokümanları aşağıdaki ana faktörler açısından değerlendirilir.
• Kalite gerekliliklerin / teknik gerekliliklerin tanımlanmış olması
• Mevcut karakteristiklerden farklılıklar
• İstenen nicelik ve nitelikte ürünün termin planına uygun olarak verilip verilemeyeceği
• Firma yapısı üzerindeki etkileri:
* Yeni prosedür/talimat gereksinimi
* Personel eğitimi
* Yeni ürün/malzeme/proses tanımı, gereksinimi
* Yeni test/kontrol cihazı alımı
Müşteri talebinin alınmasını takiben ilgili bölümler satış bölümü koordinasyonunda malzeme temini, dizayn gereklilikleri, üretim programı, kalite gereklilikleri vb açılarından gerekli kontrollerini yaparlar.
Etkilenen bölüm yöneticilerinin onayları ve konuyla ilgili raporları gözden geçirme işlemini tamamlar. Gözden geçirme planlama ve üst yönetimin sipariş talebini onaylamaları ile sona erer.
Siparişin gerçekleştirilmesi için gerekli çalışmalar ilgili bölüm yöneticilerince planlanır ve gerçekleştirilir.
Satış teşkilatının piyasaya sunulmak üzere mevcut ürün paletinden düzenli olarak talep ettiği ürünler için üst yönetim ve planlamanın onayı yeterlidir.
6. Kayıtlar
Siparişin gözden geçirilmesi ile ilgili tüm kayıt ve raporlar ilgili prosedüre göre saklanırlar.
7. İlave Dokümantasyon :
KG Prosedürü No : 03-0l Siparişlerin Gerçekleştirilmesi
05- DİZAYN KONTROL
1. Amaç
Planlama safhalarından seri üretime kadar, geliştirme ve dizayn aktivitelerinde kalitenin güvence altına alınması.
2. Uygulama Alanı
Üst Yönetim, Teknik Müdürlük, Satış, Kalite Güvence
3. Tanımlar
4. Sorumluluklar
4.1. Yönetim
• Dizayn bölümlerine, talep edilen ürünün ana karakteristikleri ve diğer prensiplerle ilgili konularda görüşleri ve kararları aktararak yardımcı olmak.
• Mevcut ürünlerle ilgili geliştirme projelerinin belirlenmesinde yardımcı olmak
• Ürün Geliştirme ve Dizayn çalışmalarında bölümler arası koordinasyonu sağlamak
4.2. Satış/İhracat Müdürlüğü
• Pazar analizleri yapmak; geliştirme projelerine baz olacak dizayn ve kalite gereksinimlerini saptamak.
• Geliştirme projeleri için talepte bulunmak
• Yeni dizayn ürünlerin / geliştirilmiş ürünlerin pazara girişi için hazırlık yapmak
4.3. Teknik Müdürlük
• Geliştirilen ürün, yönetimin onayına sunulmak üzere, alternatif karar noktalarının hazırlanması
• Projenin gerçekleştirilmesi için çalışma kaynaklarının (personel, cihaz vb.) ve diğer gereksinimlerin saptanarak yönetimin onayına sunulması.
• Proje sürecinde ve gerçekleşme aşamasında test / kontroller için ilgili bölümlerinin iş birliğinin sağlanması.
4.4. Diğer Bölümler
Gereğinde, Satıştan gelen taleplerin yapılabilirlik kontrolünde yer almak
5. Uygulama
Ürün talepleri satış teşkilatından Planlama Müdürlüğüne olan bilgi akışı ile belirlenir. Sipariş dokümanları aşağıdaki ana faktörler açısından değerlendirilir.
• Kalite gerekliliklerin / teknik gerekliliklerin tanımlanmış olması
• Mevcut karakteristiklerden farklılıklar
• İstenen nicelik ve nitelikte ürünün termin planına uygun olarak verilip verilemeyeceği
• Firma yapısı üzerindeki etkileri:
* Yeni prosedür/talimat gereksinimi
* Personel eğitimi
* Yeni ürün/malzeme/proses tanımı, gereksinimi
* Yeni test/kontrol cihazı alımı
Müşteri talebinin alınmasını takiben ilgili bölümler satış bölümü koordinasyonunda malzeme temini, dizayn gereklilikleri, üretim programı, kalite gereklilikleri vb açılarından gerekli kontrollerini yaparlar.
Etkilenen bölüm yöneticilerinin onayları ve konuyla ilgili raporları gözden geçirme işlemini tamamlar. Gözden geçirme planlama ve üst yönetimin sipariş talebini onaylamaları ile sona erer.
Siparişin gerçekleştirilmesi için gerekli çalışmalar ilgili bölüm yöneticilerince planlanır ve gerçekleştirilir.
Satış teşkilatının piyasaya sunulmak üzere mevcut ürün paletinden düzenli olarak talep ettiği ürünler için üst yönetim ve planlamanın onayı yeterlidir.
6. Kayıtlar
Siparişin gözden geçirilmesi ile ilgili tüm kayıt ve raporlar ilgili prosedüre göre saklanırlar.
7. İlave Dokümantasyon :
KG Prosedürü No : 03-0l Siparişlerin Gerçekleştirilmesi
05- DİZAYN KONTROL
1. Amaç
Planlama safhalarından seri üretime kadar, geliştirme ve dizayn aktivitelerinde kalitenin güvence altına alınması.
2. Uygulama Alanı
Üst Yönetim, Teknik Müdürlük, Satış, Kalite Güvence
3. Tanımlar
4. Sorumluluklar
4.1. Yönetim
• Dizayn bölümlerine, talep edilen ürünün ana karakteristikleri ve diğer prensiplerle ilgili konularda görüşleri ve kararları aktararak yardımcı olmak.
• Mevcut ürünlerle ilgili geliştirme projelerinin belirlenmesinde yardımcı olmak
• Ürün Geliştirme ve Dizayn çalışmalarında bölümler arası koordinasyonu sağlamak
4.2. Satış/İhracat Müdürlüğü
• Pazar analizleri yapmak; geliştirme projelerine baz olacak dizayn ve kalite gereksinimlerini saptamak.
• Geliştirme projeleri için talepte bulunmak
• Yeni dizayn ürünlerin / geliştirilmiş ürünlerin pazara girişi için hazırlık yapmak
4.3. Teknik Müdürlük
• Geliştirilen ürün, yönetimin onayına sunulmak üzere, alternatif karar noktalarının hazırlanması
• Projenin gerçekleştirilmesi için çalışma kaynaklarının (personel, cihaz vb.) ve diğer gereksinimlerin saptanarak yönetimin onayına sunulması.
• Proje sürecinde ve gerçekleşme aşamasında test / kontroller için ilgili bölümlerinin iş birliğinin sağlanması.
4.4. Diğer Bölümler
Ürün geliştirme ve dizayn projelerinde bütün bölümler kalite güvence prosedürlerinde belirtilen esaslara uygun olarak, Yönetimin ve proje grubunun vereceği kararlar doğrultusunda projenin gerçekleştirilmesi çalışmalarına gerekli yardımı vermekle yükümlüdürler.
5 . Uygulama
Tüm ürün geliştirme ve dizayn çalışmaları Teknik Müdürlüğün konusunda eğitilmiş deneyimli personel tarafından yürütülür.
Proje kavram olarak Dizayn grubu tarafından, Satış ve diğer bölümlerin işbirliği ile planlanır. Bu planlama safhasında Pazar bilgileri, kapasite, geliştirme safhaları ara hedefler ve test/kontrol yöntemleri de dikkate alınır, sorumluluklar tanımlanır. Yönetimin karar vermesini sağlayacak alternatif ve faktörler hazırlanır.
Yönetimin kararından sonra geliştirme planı kalite güvence prosedürlerine uygun olarak gerçekleştirilir, gerek duyulduğunda güncelleştirilir. Doğrulama faaliyetleri yeterli kaynak ve eğitilmiş personel sağlanarak planlanır ve gerçekleştirilir.
Dizaynla ilgili olabilecek değişik grupların organizasyonel ve teknik ilişkiler ve bilgi akışı belirlenir. Proje ile ilgili dokümanlar daha ileri çalışmalarda kullanılmak üzere dağıtılmadan önce Dizayn Grubunca kontrol edilir ve onaylanır.
Dizayn çalışmaları ilgili bölüm ve personel tarafından yürütülür, her safhası yayım ve devam onayı için Yönetimin onayına sunulur.
Dizayna girdi olarak kullanılan kavramlar, tanımlar, spesifikasyonlar, standartlar, örnekler, sözleşme bilgiler ile prototipler ve deneme üretimleri yönetim, KG, Teknik Müdürlü ve diğer bölümler tarafından projenin her safhası sonunda gözden geçirilir.
Dizayn çıktıları girdi gerekliliklerinin karşılanması açısından kabul kriterlerine göre kontrol edilirler. Bu kontrol dokümante edilir. Dizayn çıktıları girdilerde belirtilmemiş de olsa ilgili yönetmelik veya standartlara uygun olmalıdır.
Gerekli gözden geçirme/doğrulama çalışmaları (test ve kontroller, karşılaştırma testleri vb.) planlanır, yapılır ve sonuçları yayımlanır.
Gözden Geçirme ve Doğrulama çalışmaları Kalite, Dizayn gruplarınca işbirliği ile planlanır, yapılır ve sonuçlar raporlanır. Gözden geçirme dizayn çalışmalarında Kalite Güvence esaslarının sürdürülmesini sağlar. Gözden geçirme toplantılarında müşteri taleplerine, ürüne ve prosese ilişkin konular görüşülür, olası zayıflıklar belirlenir ve kararlar üst yönetim tarafından verilir. Doğrulama çalışmalarında ise bunlara ilave olarak, tasarlanan ürünün spesifikasyonlarına uygunluğu alternatif hesaplamalarla,testlerle belirlenir.
Ürün pazara sunulmadan önce kullanım şartları altında test edilerek, müşterinin talep ve gereksinimlerine göre geçerliliği araştırılır.
Dizayn değişiklikleri ilgili KG prosedürüne göre gerçekleştirilir. Değişiklik ile ilgili tanımlamalar, dokümantasyon, kontrol ve onaylar dokümante edilir.
Planlama, kavramlar, tarifler, testler/kontroller, gözden geçirme çalışmaları sonuçları, kararlar, geliştirme/dizayn dokümanları (resimler, spesifikasyonlar vb.), değişiklik kayıtları ve toplantı notları Teknik Müdürlükçe dokümante edilerek saklanır.
6. Kayıtlar
Saklama süresi, ilgili Güvence Prosedürlerinde verilmiştir.
7. İlave Dokümantasyon :
K. G. Prosedürü No: 04-0l Ürün Geliştirme ve Dizayn Aktiviteleri
06- DOKÜMAN VE VERİ KONTROLÜ
1. Amaç
Prosedürlerin, talimatların, yönetmeliklerin, teknik dokümantasyonun, formların vb. kontrollü dokümanların ve verilerin hazırlanması, yayımı, dağıtımı, güncelleştirilmesi, değiştirilmesi vb. aktivitelerinin kontrol altında tutulmasının sağlanması.
2. Uygulama Alanı
Tüm kontrollü dokümanlar.
3. Tanımlar
4. Sorumluluklar
4.l. Kalite Güvence
• Kalite Güvence El Kitabının hazırlanması, yönetimi ve dağıtımı
• Kalite Güvence Prosedürlerinin hazırlanması, yayımı ve yönetimi
4.2. Diğer Bölümler
Teknik Resimler, Ürün Spesifikasyonları, Ambalaj, İşaretleme, Nakliye Spesifikasyonları, Malzeme Spesifikasyonları, Üretim Spesifikasyonları, Test Talimatları, Test Planları, İş Tarifleri,Talimatlar vb. dokümanların ve verilerin hazırlanması, yayımlanması, değiştirilmesi.
5. Uygulama
5.l. Kalite Güvence El Kitabı
Kalite Güvence El Kitabının hazırlanmasından, dağıtımından ve yönetiminden Kalite Güvence Müdürü sorumludur. Yayımdan önce Yönetim tarafından onaylanır. Değişiklik olması durumunda, değişen bölümün tamamı ve en son yayım numarasını ve tarihini içeren Güncelleştirme Notları beraberce değiştirilir. Kalite Güvence Kitabından değişikliğe uğradığı için çıkarılan eski bölümler el kitabı sahibi tarafından imha edilir.
5.2. Kalite Güvence Prosedürleri
KG Prosedürleri KG tarafından yönetilir, yayımlanır ve dağıtılır. Kalite güvence prosedürlerinin hazırlanmasından ve doğrulanmasından ilgili bölüm sorumludur. Prosedürleri hazırlayan bölüm ilgili diğer bölümlerle gerekli koordinasyonu da sağlar. Prosedürlerin referans standarda uygun olması esastır. KG tarafından referans standarda ve uygulamada olan kalite güvence sistemine göre içerik,yapı kontrolünden geçirilir ve numaralandırılırlar.
5.3. Diğer Kontrollü Dokümanlar ve Veriler
Dokümantasyonun yönetimi, kontrol altında tutulması işlemleri aşağıdaki gibidir:
• Hazırlık, tanımlama, işaretleme, kontrol
• Yayım, Dağıtım ve Koruma
• Güncelleştirme, değişiklik
• Yok etme
Aşağıda verilen dokümantasyon grupları için her bölüm bu faaliyetleri gerçekleştirir.
* Teknik Resimler Teknik Müdürlük
* Ürünlere Özel Teknik Resim ve Dokümanlar Teknik Müdürlük
* Üretim Spesifikasyonları Teknik Müdürlük
* KK Prosedür/Talimat/Plan/Yönetmelikleri KK
* İlgili İş Talimatları İlgili Bölümler
Doküman hazırlayan her bölüm içerik ve format konusunda KG sistemini esas alır. Hazırlık aşamasında dokümanı hazırlayan bölüm ilgili diğer bölümlerin de görüşünü alır. Dokümanlar yetkili personel tarafından yayınlanmadan önce kontrol edilir ve onaylanırlar.
Dokümanlar dağıtım tabloları aracılığı ile izlenir. Bölümler dokümanların en son versiyonlarının gerekli yerlere dağıtılmasını ve kullanılmasını sorumlu personelleri ile sağlarlar. Eski dokümanlar kullananlarca imha edilirler.
Dokümanların en son değişiklik durumlarının izlenmesi için master listeler kullanılır.
Değişiklikle ilgili bilgi mümkün olan dokümanlarda doküman üzerinde, aksi takdirde ekli kayıtlarda belirtilir. Yalnızca dokümanı hazırlayan ve onaylayan makamlar değişiklik yapabilirler. Belli bir sayıda değişiklikten sonra dokümanın tamamı tekrar yayınlanır. Asıl kopyalar ve değişiklik kayıtları yayımlayan bölümlerde saklanır.
Yayınlanan tüm veriler yayınlanmadan ve değiştirilmeden önce ilgili bölüm yetkilisi tarafından gözden geçirilir ve onaylanırlar. Veriler içeriklerine göre ilgili bölümlere dağıtılır.
6. Dokümantasyon
Doküman hazırlayan ve dağıtan bölümler tüm ilgili tüm kayıtlan saklarlar. Saklama periyodu dokümanın türüne göre ilgili prosedürde verilmiştir.
7. İlave Dokümantasyon
KG Prosedürü No : 05-01 Doküman Kontrolü
07- SATINALMA
1. Amaç
Satın alınan ürünlerde kalite gerekliliklerinin sağlanması
2. Uygulama Alanı
Tüm bölümler
3. Tanımlar
4. Sorumluluklar
4.1. Satınalma
• Yan sanayi değerlendirmesi ve seçimi için teklifte bulunmak ve bu çalışmalara katılmak
• Örnekler talep etmek
• Değerlendirme ve K. K. dan gelen istatistiklerin sonuçlarına göre Yan sanayi firmalarının derecelendirilmesini yapmak, seçilen yan sanayicilerin listesini tutmak.
• Talep üzerine satın alma işlemlerini gerçekleştirmek
• Teslimatçı firma ile yapılan tüm temasların koordinasyonu
4.2. Kalite Güvence
• Teslimatçı firmalarda değerlendirme çalışmalarını yapmak
4. 3. Kalite Kontrol
• Satınalma sözleşmelerinin hazırlanmasında yardım
• Teslimatçı firmaların denetim sonuçları ve ürün örnekleri yardımıyla değerlendirilmesi
• Giriş muayene işlemleri ile gelen malzemenin ve tedarikçinin kontrolü
4.4. Diğer Bölümler
• Satınalma bölümüne taleplerin spesifikasyonlarla beraber ulaştırılması
• Taleplerin satınalma bölümünün listesinde bulunan Seçilmiş firmalara yöneltilmesi veya bu konuda satınalma bölümünün tavsiyesine uyulması
5. Uygulama
Satın alınan malzemeler başlıca şu gruplara ayrılırlar:
• Kalite karakteristikleri, spesifikasyonları firma içinde hazırlanan, seri üretimde kullanılan özel) malzemeler
• Kalite karakteristikleri, spesifikasyonları Yan sanayi tarafından kabul edilen, seri üretimde kullanılan (özel olmayan) malzemeler
• Seri üretimde kullanılmayan özel malzemeler
Ürünlerle ilgili yatırım kalemleri ve diğer malzemeler hazırlanmış olan ve ilk gruptaki ürünler için, gerekli tüm spesifikasyon (teknik resimler, spesifikasyon, T/K yöntemleri vb) satınalma şartnamesi ile birlikte hazırlanır ve teslimatçıya ulaştırılır. Bu malzemelerin alımında ilk örnek kontrolü uygulanır. Malzeme alımlarında Yan sanayi Değerlendirme çalışması yapılır. 2. Grup malzemelerde teslimatçının kendi spesifikasyonu esas alınır ve satınalma şartnamesinin eki olarak kabul edilir. Bu malzemelerin alımında da ilk örnek kontrolü uygulanır.
1. ve 2. Grup malzemeler ayrıca kritik olanlar ve kritik olmayanlar olmak üzere de gruplanabilirler.
5.l. Yan Sanayinin Değerlendirilmesi ve Seçimi
Malzemenin yeni bir teslimatçıdan veya onaylı olup da o malzemeyi üretmeyen bir teslimatçıdan sağlanması durumunda yan sanayi değerlendirme (YSD) çalışmaları yapılır.
Değerlendirme, onaylı bir teslimatçıda problem görüldüğü günde veya talep üzerine herhangi bir teslimatçıda da uygulanabilir. YSD Satınalma tarafından koordine edilir ve KG tarafından, gereğinde diğer ilgili bölümlerin desteği ile yürütülür. Değerlendirme çalışmasında ilgili imalatçının aşağıdaki alanlarda önem sırasına göre durumu saptanır.
• Kalite sistemi ve uygulamalar
• Teknik kapasitesi
• Üretim kapasitesi
• Malî/ticarî durumu .
• Eğitim faaliyetleri
• Diğer
Uygun bulunanlar onaylı teslimatçı listesine alınırlar. YSD sonucuna göre durumunda teslimatçı onaylı teslimatçılar listesine alınır veya liste dışı bırakılır veya düzeltici önlemler için zaman tanınır. Onaylı teslimatçıların kayıtları Satınalma bölümü tarafından KG ve KK' dan gelen verilere göre güncelleştirilir ve saklanır. Teslimatçının seçimi ve uygulanacak kontrol yöntemlerinde alınacak malzeme ve varsa teslimatçının daha önceki ilgili kayıtları da göz önüne alınır.
5.2. Teslimatçının Denetim Altında Tutulması
İmalatçının durumu giriş kalite kontrolden gelen kayıtlar ve kendi kayıtları aracılığı ile Satınalma tarafından sürekli gözlenir. Belirlenen kalite seviyesinden sapma durumunda Satınalma ve K.K. un kararıyla K.K., imalatçının kalite seviyesini düzeltmesi için önlemler alır. Gerek görülürse teslimatçı onaylı teslimatçılar listesinden çıkarılarak başka bir kaynağa yönelinir. KG yıllık düzenli denetim programları aracılığı ile yan sanayinin kalite sistemi uygulamalarını denetler.
5.3. Satınalma Talebi
Bölümlerin her türlü malzeme talepleri ilgili talep belgesinin üst yöneticilerce onaylanarak Satınalma Bölümüne gönderilmesini takiben Satınalma bölümü tarafından karşılanır. Ürün ile ilgili malzeme talepleri Planlama aracılığı ile düzenlenir. Satınalma Bölümü belirlenmiş ve kendisine iletilmiş olan standart ve spesifikasyonlara uygun malzemenin temini için onaylı teslimatçılarla ilişki kurar ve siparişi açar. Sipariş açılmasından önce sipariş dokümanları Satınalma Müdürünce gözden geçirilir ve onaylanır.
Satınalma dokümanları talep edilen ürünü :
• Tipi
• Sınıfı
• Karakteristikleri
vb. özellikleri ile açıkça tanımlarlar. Bu tanımlayıcı dokümanlar mümkün olduğunda ilgili spesifikasyonları, çizimleri, proses gerekliliklerini, muayene/kontrol talimatlarını, kalite sistem standardını ve malzemenin, imalat ekipmanının, imalat personelinin, prosedürlerin onayı için gerekli diğer teknik bilgilileri de içerir.
5.4. Satın alınan Ürünü Doğrulaması
Müşteri ile yapılan sözleşmede yer almış ise, müşteri veya temsilcisi yan sanayide imal edilen malzemenin spesifikasyonlara uygunluğunu görmek için imalatçıda veya firmada doğrulama yapabilir. Veya teslimatçıda doğrulama çalışmaları firma tarafından yapılabilir. Bu tür çalışmalar yan sanayinin kalite sisteminin etkin uygulaması olarak görülemeyeceği gibi, firmamızın yan sanayi üzerinde kontrol, satın alınan malzemenin muayenesi ve kaliteli olmasının sağlanması ile ilgili sorumluluklarını ortadan kaldırmaz.
6. Dokümantasyon
Satın alma talepleri ve bunların karşılanması ile ilgili belgeler Satınalma ve ilgili bölümde saklanır. Saklama süresi ilgili kalite güvence prosedürlerinde belirtilmiştir.
7. İlave Dokümantasyon
KG Prosedürü No :06-0l Satınalma Prosedürü
06-02 YS Değerlendirme
10-0l Giriş Muayene Prosedürü
07-02 Yan sanayi Denetim Prosedürü
08- ALICININ TEMİN ETTİĞİ ÜRÜN
1. Amaç
Müşterinin temin ederek, sipariş ettiği üründe veya buna ilişkin faaliyetlerde kullanılması için sevk ettiği ürünlerin kalitesinin teminat altına alınması.
2. Uygulama Alanı
Satış, Planlama, Üretim, Teknik Müdürlük, K.K.
3. Tanımlar
4. Sorumluluklar
4.1. Satış
• Müşterinin sağladığı ürünlerin spesifikasyonları, taşıma yöntemleri, ambalaj vb. konuların müşteri ile görüşülerek açıklığa kavuşturulması
• Alınan bilgilerin Dizayn ve Kalite bölümlerine aktarılması
• Gerekli durumlarda müşteri ile temas
4.2. Planlama
• Malzemenin teslim alınması, kontrolü, işaretlenmesi,
• Depolama şartlarına uygun olarak depolama; İlgili bölümlere malzemenin geldiğinin bildirimi, malzeme hareketlerinin izlenmesi.
4.3. Kalite Kontrol
• GKK test ve kontrollerini yapmak, kayıtları tutmak ve üretim sırasında karşılaşılan problemleri ilgili bölümlere aktarmak.
5. Uygulama
Satış bölümü müşteri ile görüşerek temin edilecek malzemenin niteliklerini açıklığa kavuşturur ve alınan bilgileri (doküman, spek vb.) fabrikanın ilgili bölümlerine ulaştırır.
KK ve Dizayn bölümleri uygulanacak test ve kontrol yöntemlerini malzeme spesifikasyonlarına göre saptarlar. Ürün gelmesini takiben ambar tarafından işaretlenir. Tanımlama, ambalaj, nakliye, işaretleme kontrolü yapılır. İlgili bölümler haberdar edilir.
KK spesifikasyonlara uygun olarak test ve kontrolleri yapar. Malzeme kabul /red durumuna göre işaretlenerek ambara teslim edilir. Kabul edilen malzemeler ambarda uygun koşullarda depolanırlar. Giriş muayeneleri veya üretim sırasında herhangi bir problem ortaya çıkması durumunda durum saptanarak Satış teşkilatı aracılığı ile müşteri ile temasa geçilir. Yapılan doğrulama ve kontrol çalışmaları müşterinin uygun ürün temin etme sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.
6. Dokümantasyon
İlgili ürünle ilgili dosyalarda saklanır. Saklama periyodu ilgili KG prosedüründe verilmiştir.
7. İlave Dokümantasyon
KG Prosedürü No: 07-0 l Alıcının Temin Ettiği Ürünler
09- ÜRÜN TANIMI VE İZLENEBİLİRLİĞİ
1. Amaç
Ürünlerin, üretim aşamalarındaki yarı mamullerin, bitmiş ürünlerin geriye dönük izlenebilirliğinin sağlanması.
2. Uygulama Alanı
Satınalma, Planlama ve Stok Kontrol, Kalite Kontrol, Üretim
3. Tanımlar
4. Sorumluluklar
4.1. Satınalma
• Satın alınan ürünlerin öngörüldüğü şekilde işaretlenmiş olması için gerekli bilgi akışının sağlanması
4.2. Planlama ve Stok Kontrol
• Ambarlara giren-çıkan ürünlerin kayıtlarının tutulması ve giren-çıkan malzemelerin işaretlenmesi
• Üretime malzeme akışının planlanması ve kontrolü; iş emirlerinin açılması, üretim kayıtlarının tutulması.
4.3. Üretim
• Üretim kayıtlarının tutulması
5. Uygulama
Eğer özel bir talep varsa, Satınalma bölümü satın alınan ürünlerin özel işaretli olarak gelmelerini sağlar. Bu işaretlemenin varlığı giriş ambarında kontrol edilir. İşaretleme ambalaj üzerinde veya malzeme dokümantasyonunda olabilir. Giren ürünlerin tanımlanıp izlenebilmesi için tanımlama etiketleri kullanılır. Malzemelerin/ürünlerin satın alma, ambara giriş ve üretime çıkış, ambardan sevk, dağıtım gibi hareket kayıtları ambarlarda tutulur. Tanımlama etiketindeki bilgiler de bu amaca yönelik olarak ve teknik spesifikasyon, çizimlerle ilişki olarak hazırlanır. Kalite kontrol elemanları üretim aşamalarında gerçekleştirdikleri kontroller için uygun damgalar kullanırlar ve kayıt tutarlar. Üretimde yarı mamuller gerekli durumlarda birbirlerine karışmaları önlenecek ve tanımlanabilecek, geriye dönük olarak izlenebilecek şekilde işaretlenirler. Bitmiş ürünler ambara seri numarası taşıyan etiketlerle etiketlenmiş olarak verilirler. Bu numaralar ürünün geriye dönük olarak izlenebilmesi için anahtar görevi görürler. Seri numaraları Teknik Müdürlükçe tayin edilir.
6. Dokümantasyon
Dokümanlar ilgili bölümlerde saklanır. Saklama süresi ilgili prosedürlerde verildiği gibidir.
7. İlave Dokümantasyon
KG Prosedürü No: 08-0l Ürün Tanımı ve İzlenebilirliği
10- PROSES KONTROL
1. Amaç
Üretim aşamalarının planlanmasında ve gerçekleştirilmesinde kalitenin güvence altında tutulmasının sağlanması.
2. Uygulama Alanı
Teknik Müdürlük, Üretim, Kalite Kontrol, Planlama ve Stok Kontrol
3. Tanımlar
4. Sorumluluklar
4.1. Teknik Müdürlük
• Üretim aşamalarının, proseslerin belirlenmesi ve iş akış planlarının hazırlanması
• İlgili bölümlerin katılımı ile gerekli üretim makine, araç-gereçlerinin saptanması ;
• Üretim proses ve ekipmanının uygun olduğu şekilde onaylanması
• Operasyon planları, talimatları, çalıştırma talimatları vb. üretim teçhizatının devreye alınması, çalıştırılması, kontrolü ile ilgili plan ve talimatların hazırlanması.
• Üretim teçhizatının talimatlara uygun çalıştırılıp çalıştırılmadığının kontrolü, izlenmesi
• Bakım faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi
4.2. Üretim
• Üretim aşamalarında yarı mamul malzemenin akışı
• Üretim teçhizatının talimatlara uygun çalıştırılması
4.3. Kalite Kontrol
• KK Planlarına uygun olarak Muayene ve Test Standartlarının hazırlanması, test ve kontrollerin yapılması.
• Proses değerlendirme, onay, doğrulama ve kontrol çalışmalarında Teknik Müdürlüğe yardım, ürün ve Proses Denetimleri
4.4. Planlama ve Stok Kontrol
• Üretim planlarına göre ambardan üretime malzeme akışının sağlanması ve üretimin izlenmesi
5. Uygulama
Üretim aşamaları, proses parametreleri, ve yarı mamul kalite kontrol, çıkış kalite kontrol, prosesin izlenmesi ve kontrolü gibi kalitenin güvence altında tutulmasını sağlayan aktiviteler Teknik Müdürlük, Kalite Kontrol Müdürlüğü, Kalite Güvene Müdürlüğünün ortak çalışması ile planlanır ve gerçekleştirilir. Akış diyagramları, çalışma talimatları, Test/Kontrol planları hazırlanır ve izlenir. Diğer bölümler bu gruba yardımcı olmakla yükümlüdürler.
Malzemelerin planlanması ve temini Planlama ve Satınalma bölümlerince gerçekleştirilir. Üretim bölümünde her üretim işçisi, üretim teçhizatını talimatlar çerçevesinde çalıştırır, günlük bakımını yapar. Planlı bakım faaliyetleri ve arızalara müdahaleler Teknik Müdürlük tarafından gerçekleştirilir. Prosesler ve yardımcı ekipmanlar ve bunlarda yapılacak değişiklikler uygun olduklarına dair Teknik Müdürlükçe onaylanırlar. Değişiklik durumunda KK un doğrulaması da istenir.
Üretilen yarı mamulün kalitesinin veya prosesin sonucunun doğrudan kontrolünün mümkün olmadığı, sonuçların ürünün kullanımı esnasında görüldüğü veya tahribatlı muayene yöntemleri ile alındığı hallerde prosesler için detaylı talimatlar,test/kontrol talimatları Teknik Müdürlük ve Kalite Kontrol tarafından hazırlanır. Bu prosesler Teknik Müdürlük ve Kalite Kontrol İşbirliği ile onaylanır ve sürekli gözlem altında tutulurlar.
Prosesleri gerçekleştirilen çalışanların gerekli eğitimleri alması sağlanır.
6. Dokümantasyon
İlgili bölümlerde saklanır. Özel proseslere ve personele ait dokümantasyon Teknik Müdürlük, Üretim Müdürlüğü'nde de saklanır. Saklama süresi ilgili prosedürlerde verildiği gibidir.
7. İlave Dokümantasyon
KG Prosedürü No :09-0l Proses Kontrol
09-02 Üretim Planlama ve Kontrol
10-03 Üretim KK Prosedürü
11- TESTLER VE KONTROLLER
1. Amaç
Test ve Kontrol sağlanması aktivitelerinin belirlenmesi, yürütülmesi ve dokümante edilmesi
2. Uygulama Alanı
Kalite Kontrol, Kalite Güvence, Planlama ve Stok Kontrol
3. Tanımlar
4. Sorumluluklar
4.1. Kalite Kontrol
• Giriş Muayene, Proses Kalite Kontrol, Çıkış Kalite Kontrol (ÇKK) test ve kontrol standartlarının, spesifikasyonlarının ilgili bölümlerin de katkısı ile hazırlanması
• Test/Kontrolların yapılması, sonuçlarının dokümantasyonu
• Test/Kontrol (T/K) sonuçlarının değerlendirilmesi, raporlanması, saklanması
• Test/Kontrol faaliyetlerinin doğrulanması
4.2. Kalite Güvence
• Kalite Kontrol bölümünün gerçekleştirdiği test ve kontroller için prosedür, talimat vb. dokümantasyonun hazırlanması
• Test/Kontrol sonuçlarının değerlendirilmesi, raporlanması, saklanması
• Test/Kontrol faaliyetlerinin doğrulanması
4.3. Planlama ve Stok Kontrol
• Gelen malzemenin miktar, işaretleme, ambalaj, görüntü kontrolü
5. Uygulama
Gelen malzemenin miktar, işaretleme, ambalaj, görüntü kontrolünün giriş ambarınca yapılmasını takiben parti giriş muayeneleri için KK' a sevk edilir. KK ilgili prosedür, plan ve standartlara göre giriş muayene işlemlerini gerçekleştirir. Sonuçlara göre malzemeler tanımlanarak üretim için serbest bırakılır veya reddedilir. Kabul edilen ürünler statülerini belirten etiketler ve diğer dokümanlar ile beraber malzeme stok ambarına reddedilen ürünler ise özel karantina bölgesine gönderilir.
Aciliyetinden dolayı, red malzemelerin kullanılması zorunluluğu doğarsa, ilgili bölümler tarafından Uygunsuzluk prosedürü gereğince hareket edilir.
Giriş muayene işlemlerinden geçmeyen ürünler kabul edilemez. Eğer spesifik malzemeleri için üretimde çok acil bir durum var ise, bu durumda bu malzemelerin muayeneleri yapılmaksızın üretimde kullanılmasına izin verilir ve üretimde izlenir. Üretimin her aşamasında bu malzemeler tanımlanır ve herhangi bir üretim aşamasında gerektiğinde geri çağrılabilmesi için her türlü önlem alınır.
Giriş muayene istatistiksel kontrol yöntemleri uygun olan yerlerde uygulanır. Uygulanacak olan kontrol seviyesi teslimatçı firmanın partilerine ait kalite verileri ve üretim esnasında bulunacak hatalı malzeme sayını minimize etme amacına göre belirlenir. Değerlendirme, Denetleme faaliyetleri sonucuna göre de bu seviyeler güncelleştirilebilir. Giriş muayenesinden çıkarılan günlük ve aylık veriler de teslimatçının değerlendirilmesi için gerekli bilgileri oluşturur.
5.2. Proses Kalite Kontrol
Proses kalite muayene işlemleri üretim aşamalarında üretimin spesifikasyonlara uygun olarak yapılmasını sağlamak üzere, önceden belirlenmiş planlar ve talimatlara göre ve üretim aşamalarının çıktıkları üzerinde uygulanır. Red ve kabul yan mamuller kolayca tanınacak şekilde uygun bölge veya kaplarda toplanır ve işaretlenirler.
Muayene sonuçlarına göre üretim yönlendirilir. T/K işlemleri bitmedikçe veya gerekli raporlar yayımlanmadıkça yarı mamuller bir sonraki operasyonlarda kullanılmaz. Tamir için ayrılan yarı mamuller düzeltildikten sonra tekrar kontrol edilirler. Red yarı mamullerin acilen kullanılması gereken durumlarda Uygunsuzluk Prosedürü izlenir. Bu tür ürünler imalatta kullanılma durumunda geri çağrılabilecek şekilde tanımlanırlar.
5.3. Çıkış Kalite Kontrol
Montajı tamamlanmış, planlanan tüm muayene ve testlerden geçmiş ambalajlanarak ambara sevk edilmek üzere olan bitmiş ürünlerden örnekler alınır ve son muayene işlemleri uygulanır. Bu muayene işlemlerinde ürünlerin belirlenen spesifikasyonların tümüne uygunluk durumu daha önceki muayene ve test sonuçları da göz önüne alınarak saptanır.
Ürünlerin sevkı hakkında kararlar ÇKK bulgularına dayandırılır. Ürünler, Kalite Plan ve Talimatlarında belirlenen tüm testler tamamlanıp sonuçlar onaylanarak yayınlanmadan ve KK'un yazılı sevk izni olmadan sevk edilemez.
Uygunsuzluk durumunda Uygunsuzluk prosedürü ve diğer ilgili prosedürlere göre hareket edilir. Sevkı reddedilen partilerdeki ürünler düzeltildikten sonra tekrar gerekli muayeneler ve Çıkış Kalite Kontrol' dan geçerler.
6. Dokümantasyon
GKK, Proses ve ÇKK aktivitelerinin gerçekleştirildiğini ve mamulün belirlenen kabul kriterlerini geçtiğini gösteren kayıtlar KK da, ilgili KG prosedürüne göre saklanır. Tüm muayene kayıtları kabul red kriterlerini, yapılan kontrol veya ölçüm sonucunu ve muayenecinin kimliğini içerirler.
7. İlave Dokümantasyon
KG Prosedürü No :08-0l Ürün Tanımı ve İzlenebilirliği
10-0l Giriş Muayene Prosedürü
10-02 Üretim kalite Kontrol Prosedürü
10-03 Çıkış Kalite Kontrol Prosedürü
12-01 Test ve Kontrol Durumu
13-01 Uygunsuzluk
12- ÖLÇÜM ALETLERİNİN KONTROLU
1. Amaç
Test/Kontrol ve ölçüm cihazlarının satın alma, giriş kontrol, bakım onarım, kalibrasyon ve doğrulama aktivitelerinin düzenli olarak yürütülmesinin sağlanması.
2. Uygulama Alanı
Satınalma, Kalite Kontrol, Kalite Güvence, Bakım, Üretim, Teknik Müdürlük
3. Tanımlar
4. Sorumluluklar
4.1. Kalite Güvence
• Test Kontrol cihazlarının seçiminde yardım.
• Yeni alınan cihazların giriş kontrol işlemlerinin koordinasyonu ve yürütülmesi
• Firma cihaz listesinin güncel olarak tutulması
• Periyodik kalibrasyon programının hazırlanması, izlenmesi ve cihazların kalibrasyonunun sağlanması
• Kalibrasyona giden ve gelen cihazların kayıtlarının tutulması, ilgili bölümlere aktarılması
• Kalibrasyon aktiviteleri ile ilgili talimatların hazırlanması
4.2. Diğer Bölümler
• Yeni cihazların siparişinde KG'nin görüşünün alınması ve yeni cihazların giriş kontrol işlemleri için KG ile koordinasyon
• Cihazların spesifikasyonlarında belirtildiği şekilde kullanılmasının ve saklanmasının sağlanması, sapma gösteren cihazların KG'ye bildirilmesi.
• Kalibrasyon programının izlenmesi, cihaz listelerinin güncel olarak tutulması
5. Uygulama
5.l. Yeni Alımlar
Yeni alınan cihazlar kullanıma alınmadan önce KG koordinasyonunda ilgili bölüm görevlilerince giriş kontrol işlemlerinden geçirilir. Fonksiyon ve ilgili teknik dokümanlar açısından kontrol edilir. Sicil kartı düzenlenerek kalibrasyon programına dahil edilir.
Durumunu belirten etiket ile etiketlendikten sonra ilgili bölüme teslim edilir. İlk kalibrasyon aralıklarında, herhangi bir sapma görülmedikçe kalibrasyon aralığı uzatılabilir ve var ise imalatçının belirttiği yöntem izlenir.
5.2. Doğrulama/Bakım-Ayırma Kalibrasyon
Bölümler cihazların sağlıklı çalışıp çalışmadığını benzer cihazlar aracılığı ile, gerek duyarlarsa KG'nın de yardımı ile kalibrasyonlu cihazlarla kontrol ederler ve kayıt tutarlar.
Tolerans dışı sapma gösteren cihazlar KG'ye bildirilir. Bu cihazlar durumlarını belirten etiketler ile etiketlenirler ve gerekiyor ise kalibrasyona gönderilirler. Kalibrasyon kayıtları düzenli olarak KG ve ilgili bölümlerde saklanır. Cihazların kalibrasyon durumları üzerilerinde etiketle belirtilir. Kalibrasyon/doğrulama kayıtları aşağıdakileri kapsar :
• Model
• İmalatçı
• İmalatçı seri numarası
• Cihaz kodu
• Kalibrasyon ve tekrar kalibrasyon tarihleri
• Kullanan bölüm
• Kalibrasyon aralığı
• Kademe değerleri
• Hassasiyet
Kalibrasyon imalatçının ilgili dokümanına veya kalibrasyon kuruluşunun prosedürlerine göre gerçekleştirilir. Cihazın kalibrasyon dışı olduğu saptandığında daha önceki ölçümlerin geçerliliği kontrol edilir ve kaydedilir ve gerekli önlemler alınır. Kalibrasyon aralığı cihazın tipine, kullanım sıklığına ve kalibrasyonu takiben ölçüm hassaslığını tekrarlama kabiliyetine bağlı olarak değişir. Bundan dolayı kalibrasyon aralıkları esnek tutulur. Teknik Müdürlük tarafından düzenlenen ölçüm donanım ve elemanlarının kalibrasyonu da bu prosedüre göre yapılır.
6. Dokümantasyon
Cihazlarla ilgili kataloglar, teknik dokümanlar vb. ilgili bölümlerde, kalibrasyonla ilgili kayıtlar ve dokümantasyon KG ve ilgili bölümlerde tutulur.
7. İlave Dokümantasyon
KG prosedürü No :11-0l Ölçüm Aletleri ve Kalibrasyon
13- TEST VE KONTROL DURUMU
1. Amaç
Ürünlerin test ve kontrol durumlarının belirtilmesi için gerekli sistemin tanımlanması yalnızca test ve kontrol işlemlerinden geçmiş olan ürünlerin kullanılmasının sağlanması.
2. Uygulama Alanı
Üretim, Planlama ve Stok Kontrol, Kalite Kontrol, Kalite Güvence, Teknik Müdürlük
3. Tanımlar
4. Sorumluluklar
4.1. Kalite Kontrol
• Ürünlerin test kontrol planlarına göre muayene edilmesi ve durumlarının tanımlanması
• Yalnızca kontrol edilmiş ve onaylanmış malzeme ve mamullerin kullandırılması
• Tüm muayene ve kontrol işlemlerinin kayıtlara geçirilerek izlenebilir biçimde dokümantasyonu
4.2. Kalite Güvence
• Laboratuarlarda bulunan örneklerin durumlarının üzerlerinde işaretlenmiş olması.
4.3. Teknik Müdürlük
• Laboratuarlarda Teknik Müdürlüğe ait ürünler üzerinde durumlarının işaretlenmiş olması.
5. Uygulama
Gelen malzemeler KK tarafından ilgili prosedür, talimat, planlara göre muayene edilir ve sonuçlar dokümante edilir (Test Raporları vb), saklanır, dağıtılır. Bu sonuçlara uygun biçimde,muayene edilen partiler işaretlenerek üretime uygun olmayanların işletmeye girmesi önlenir. Uygun olmayan malzemeler durumlarını tanımlayan dokümanlarıyla beraber ayrı bir yerde tutulurlar. Üretim aşamalarında,üretilen yarı mamullerin test, muayene durumları muayene görevlilerine ait damgalarla muayene kağıtları üzerinde, yarı mamul üzerinde veya partilerin üzerinde kartlarla işaretlenir. Yalnızca onaylanmış yarı mamullerin ürün üzerinde veya bir sonraki operasyonda kullanılmasına izin verilir.
Bitmiş ürünler ilgili prosedüre göre kontrol edilirler. Örnekler ve temsil ettikleri partilerin test sonuçlarına göre durumları ÇKK test raporunda ve sevk raporunda ayrı ayrı dokümante edilir.
6. Dokümantasyon
Yapılan test ve kontrol sonuçlarını gösterir kayıtlar KK da saklanır. Saklama süresi ilgili prosedürlerde belirtildiği gibidir.
7. İlave Dokümantasyon
KG Prosedürü No :12-0l Test ve Kontrol Durumu
14- UYGUNSUZLUK
1. Amaç
Kalite gereksinimlerine uygun olmayan malzemenin, ürünün işaretlenmesi, ayrılması, saklanması ve hakkında yapılacak işlem için karar verilmesinin sağlanması.
2. Uygulama Alanı
Satınalma, Kalite Kontrol, Üretim, Planlama ve Stok Kontrol, Teknik Müdürlük
3. Tanımlar
Uygunsuzluk: Malzeme veya ürünün kalite gereksinimlerini karşılamama durumu
4. Sorumluluklar
4.1. Kalite Kontrol
• Uygunsuz malzeme, yarı mamullerin saptanması, işaretlenerek ayrılması, durumlarını gösterir kayıtların raporların hazırlanması.
• Uygunsuzluk durumunun değerlendirilerek raporlanması
• Düzeltici faaliyetlerin talep edilmesi, başlatılması
• Uygunsuzluk gösteren malzemelerin kullanımı gerektiğinde ilgili bölümlerle beraber bu kararın alınması ve bu malzemelerin özel olarak izlenmesi.
4.2. Üretim
• Uygun olmayan malzemelerin üretimde ayıklanması, üretimde çıkan hataların, uygunsuzlukların tamir istasyonlarında giderilmesi
4.3. Teknik Müdürlük
• Giren malzemelerde saptanan uygunsuzlukların giderilebilmesi için gerekli önlemler
4.4. Satınalma
• Satın alınan malzemelerde saptanan uygunsuzluklara uygulanacak işlemler
5 . Uygulama
Uygunsuz ürünler temelde :
• Spesifikasyonu karşılamak üzere yeniden işlenir
• Tamirli veya tamirsiz kullanılır
• Değişik kullanım amacıyla yeniden işlenir
• Reddedilir/hurdaya ayrılırlar
Müşteri ile yapılan kontratta belirtildiği takdirde ve gerek duyulduğunda uygunsuzluk durumunun çözümü için müşteri veya temsilcisinin görüşlerine başvurulur.
Uygunsuzluğun tanımı, düzeltme işlemleri kaydedilir.
5.1. Satın Alınan Malzemeler
Uygunsuz ürünler işaretlenir, uygunsuzluk nedenleri kaydedilir, ayrılır ve ambara sokulmaz. Satınalma ve Planlama Kalite Kontrol tarafından bilgilendirilir ve bundan sonraki işlemler kararlaştırılır.
Uygunsuz olan, ancak imalatta acelen gereken malzemeler için durum Planlama tarafından Malzeme Değerlendirme Kuruluna aktarılır. Bu malzemeler özel olarak işaretlenir ve karantinaya alınırlar, nasıl kullanılabilir duruma getirilecekleri MDK tarafından kararlaştırılır.
Düzeltme vb. işlemlere ilişkin tüm veriler ve istatistikler dokümante edilir.
Düzeltmeden gelen malzeme tekrar muayene edilir. Düzeltilerek olsun olmasın malzemenin üretimde kullanımı izlenir.
5.2. Üretim
Uygunsuz yarı mamuller, malzeme Kalite Kontrol tarafından işaretlenerek ayrılır ve uygunsuzluk nedenleri kaydedilir. Yarı mamullerdeki uygunsuzlukları üretim düzeltemiyorsa bunlar hurdaya ayrılırlar. Düzeltilenler tekrar muayeneden geçirilirler.
Kalite Kontrol tarafından reddedilen uygunsuz yan mamuller/mamullerin kullanımı veya sevkı için gerek duyulduğunda MDK görüşleri doğrultusunda karar alınır. Bu ürünler, bekletilme durumunda işaretlenir ve ayrılırlar.
6. Dokümantasyon
Uygunsuz ürünler, uygunsuzluk nedenleri ve bunların düzeltilmesi ile ilgili tüm kayıtlar KK da saklanır. Saklama süresi ilgili prosedürde verildiği gibidir.
7. İlave Dokümantasyon
KG Prosedürü No :13-0l Uygunsuzluk Prosedürü
10-0l Giriş Muayene Prosedürü
10-02 Üretim Kalite Kontrol Prosedürü
10-03 Çıkış Kalite Kontrol Prosedürü
15- DÜZELTİCİ VE ÖNLEYİCİ FAALİYET
1. Amaç
Ürün, proses ve sistemde oluşan veya oluşma riski bulunan hataların nedenlerinin saptanması ve giderilmesi için düzeltici/önleyici faaliyetlerin belirlenerek uygulamaya alınması ve izlenmesinin sağlanması.
2. Uygulama Alanı
Tüm bölümler
3. Tanımlar
4. Sorumluluklar
4.l. Kalite Kontrol
• Gerçekleşen veya potansiyel hata nedenlerinin araştırılması ve saptanması
• Diğer bölümlere hata nedenlerini araştırma, saptama çalışmalarında yardım
• Düzeltici/önleyici faaliyetlerin kararlaştırılması
• Düzeltici/önleyici faaliyetlerin uygulanarak izlenmesi, doğrulanması
4.2. Teknik Müdürlük
• Hata nedenlerinin araştırılması ve saptanması
• İlgili bölümle işbirliğine gidilerek hataya neden olan uygulamanın değiştirilmesi
4.3. Kalite Güvence
• Hataların düzeltilmesi ve önlenmesi çalışmalarında ilgili bölümlere yardım
• Düzeltici önlem çalışmalarının firma çapında yaygın olarak tutulması
• Hata nedenlerinin araştırılması ve saptanması
• Düzeltici önlemlerin uygulanması ve izlenmesi, doğrulanması
4.4.Diğer Bölümler
• Hataların belirlenerek ilgili bölümlerle bildirilmesi, analizi ve nedenlerinin saptanması
• Düzeltici önlemlerin saptanması, düzeltici önlemlerin uygulanabilmesi için ilgili bölümden değişiklik talep edilmesi
5.Uygulama
Problemlerin giderilmesi, önlenmesi veya tekrarlarının önlenmesi için gerekli düzeltici/önleyici faaliyetler problemlerin yarattığı riskler göz önüne alınarak kararlaştırılır. Kararlaştırılan önlemin uygulanması ve etkinliğinin sağlanmasına yönelik kontrol yöntemleri oluşturulur.
Düzeltici/önleyici faaliyetler sonucunda prosedürlerde oluşan değişiklikler uygulanır ve kaydedilir. Değişikliğin türü ne olursa olsun, yapmakla görevlendirilen personel, ilgili bölüm ve varsa konudan etkilenen diğer bölümlerin de işbirliği ile değişikliği inceleyerek karara bağlar. Değişiklik yapılır, duyurulur, dokümante edilir.
Müşteri şikayetleri, ürün üretim yöntem ve işlemleri, kalite sistemi ile ilgili problemler ve potansiyel uygunsuzluklar, nedenleri ile birlikte ilgili bölümler tarafından bilginin analizi ile saptanır ve kaydedilir.
Oluşan uygunsuzlukların saptanması, düzeltilmesi, tekrarının önlenmesi için gerekli bilgiler başlıca şu proseslerden sağlanır:
• Giriş Muayene
• Proses Kalite Kontrol
• Çıkış Kalite Kontrol
• Laboratuar faaliyetleri
• İç Denetim
• Müşteri şikayetleri
Alınan önlemin etkinliği izlenir, Kalite Kontrol ve Kalite Güvence Müdürlüğüne bildirilir. Bu bölümler alınan önlemi ayrıca gözetim altında tutar ve etkinliğini doğrulalar.
Önleyici faaliyetlerde, uygunsuzluğu meydana getirebilecek nedenleri bulmak, incelemek ve yok etmek için operasyonlardan, iç denetim faaliyetlerinden, uygunsuzluk raporlarından, kalite kayıtlarından servis raporları ve müşteri şikayetlerinden gelen uygun bilgi kaynakları kullanılır.
Tüm denetim bulguları rapor haline getirilerek Genel Müdür ve denetlenen bölüm yöneticisine dağıtılır, asıl kopya KG de saklanır. Denetim raporları Genel Müdür tarafından incelenir ve değerlendirilir. Genel Müdür denetim bulgularına göre kendi ilave önlemlerini almak üzere harekete geçebilir. İç denetimler gerek duyulduğunda veya talep geldiğinde programsız olarak da yapılır. KG sistem dokümantasyonu da yılda en az bir kere gözden geçirilir. İç denetim sonuçlan yönetimin gözden geçirmesi için raporlanır.
6. Dokümantasyon
Saklama süresi ve sorumlular ilgili prosedüre göredir.
7. İlave Dokümantasyon
KG Prosedürü No :17-01 İç Değerlendirme Prosedürü
19- EĞİTİM
1. Amaç
Kaliteyi etkileyen personelin işin gerekliliklerine göre eğitilmesi için gereksinimlerin saptanması ve ilgili eğitim faaliyetlerinin dokümantasyonu.
2. Uygulama Alanı
Tüm bölümler
3. Tanımlar
4. Sorumluluklar
4.1. Bölümler
• Firma dışı eğitim programlarını izleme, katılma.
• Personelin eğitim gereksiniminin saptanması
• Eğitim programlarının düzenlenmesi ve yürütülmesi
4.2. İdari ve Malî İşler
• Personel iş tariflerinin hazırlanması
• Yeni personelin işe alınması ve eğitimi
• Eğitim gereksiniminin saptanması, eğitim programlarının yürütülmesinde ilgili bölümlere yardım
• Personelin niteliklerinin (uzmanlık belgesi, eğitim belgesi vb.) ilgili dosyalarda saklanması
4.3. Kalite Güvence Müdürlüğü
• Orta ve üst kademe için yıllık eğitim programlarının hazırlanması, yürütülmesi.
• Personel Şefliğine eğitim faaliyetleri için yardım
5. Uygulama
Yeni personelin seçiminde ve işe başlatılmasında bölüm yöneticileri personel bölümü ile işbirliği yaparlar. Personel seçiminde, pozisyonların tanımları (işin gerektirdiği özellikler görev tanımı, gerekli eğitim seviyesi, deneyimler) kriter olarak kullanılır. Tanımlar Malî ve İdari İşler Müdürlüğü ve ilgili bölümün işbirliği ile hazırlanır ve personel bölümünde saklanır. İlk iş eğitimi gereksinimi bu iş tanımındaki kriterlere göre saptanır ve ilgili bölüm yöneticisi tarafından düzenlenir. İleri safhalardaki eğitim gereksinimi ilgili bölüm yöneticisi tarafından belirlenir. Personel Şefliği ve KG bu gereksinimlerin karşılanmasında ilgili bölümlere gereken desteği verir. Tüm eğitim çalışmaları yıllık programlar halinde hazırlanır ve yürütülür. Bölüm yöneticileri, iç eğitim programlarına ilaveten kendileri ve personelleri için başka eğitim olanaklarını da sürekli araştırır ve değerlendirirler. Personelin atanmasında mevcut nitelikleri göz önüne alınır.
6. Dokümantasyon
Eğitim kayıtlan ilgili prosedüre göre saklanır.
7. İlave Dokümantasyon
KG Prosedürü No :18-0l Eğitim Prosedürü
20- SERVİS
1. Amaç
Pazara sunulan ürünlere servis verilmesinin ve firmaya bilgi akışının sağlanması.
2. Uygulama Alanı
Servis, Teknik Müdürlük, Üretim, İdari ve Malî İşler, Kalite Kontrol, Kalite Güvence
3. Tanımlar
4. Sorumluluklar
4 .1. Servis
• Müşteri şikayetlerinin giderilmesi ve ilgili istatistiklerin tutulması, servis istatistiklerinin analizi ve fabrikaya bilgi akışı
• Müşteri değerlendirmelerinin raporlarla fabrikaya iletilmesi
• Gerek duyulan yedek parçaların saptanması ve temini
4.2. Kalite Güvence Müdürlüğü
• Problemlerin saptanması, izlenmesi amacıyla servis istatistiklerinin izlenmesi.
4.3. Kalite Kontrol
• Servis bölümünden gelen raporlarının, istatistiklerin Dizayn ve Kalite Güvence Bölümü ile değerlendirilmesi, önlem alınacak noktaların saptanması
4.4. Teknik Müdürlük
• Servis bölümünden gelen verilere göre ve/veya Kalite Kontrol araştırma sonuçlarına göre saptanan problemlerin giderilmesi için gerekli değişikliklerin yapılması.
5 . Uygulama
Satılan ürünlerde meydana gelebilecek hataların giderilme sorumluluğu Servis Müdürlüğüne aittir. Gerek duyulursa arızalı örnekler fabrikaya gönderilir. Fabrikaya gönderilen hatalı ürünler, ilgili bölüm tarafından incelenir, onarılır ve test kontroller yapıldıktan sonra tekrar geri gönderilir. Görülen hataların tekrarlanmaması için gerekli önlemler alınır ve Servise bilgi verilir. Servis Müdürlüğü ihtiyaç duyduğu yedek parçaları saptar ve fabrikadan temin eder. Toplanan arıza istatistikleri servis tarafından derlenir değerlendirilir, analiz edilir ve fabrikaya gönderilir. Gelen veriler Kalite Kontrol tarafından analiz edilir, değerlendirilir ve raporlanır. Bu raporlar düzenli aralıklarla servis tarafından fabrikalarda düzenlenen toplantılarda tartışılır.
6. Dokümantasyon
Servis ve Kalite Kontrol, çalışmaları ile ilgili tüm dokümantasyonu ilgili prosedüre göre saklar.
7. İlave Dokümantasyon
KG Prosedürü No :l9-0l Servis İlişkileri
21- İSTATİSTİKSEL YÖNTEMLER
. Amaç
Test/Kontrol, muayene işlemlerinde kullanılan istatistiksel yöntemlerin tanımlanması,
2. Uygulama Alanı
Kontrol, Kalite Güvence
3. Tanımlar
4. Sorumluluklar
4.1. Kalite Kontrol ve Kalite Güvence
• Ürünlerin/malzemelerin test, muayene sonuçlarının değerlendirilmesi
• Hata analizleri
• Giriş muayene, Proses Kalite Kontrol, Çıkış Kalite Kontrol faaliyetlerinde istatistiksel yöntemlerin planlanması
• Personelin konu ile ilgili eğitimi
5. Uygulama
Muayene faaliyetlerinde uygulanacak yöntemler (örnekleme planları) muayene sonuçlarına göre değişir. Teslimatçının kalite seviyesi arzu edildiği gibi ise ve devamlılık gösteriyorsa uygulanan planlar da buna göre değiştirilir. Örnekleme planlarında TS 2756 kullanılır.
Satın alınan malzemelerle ilgili istatistik bilgi KK tarafından kaydedilir ve derlenir. Bunların sonuçlarına göre gerek duyulursa düzeltici önlemler kararlaştırılır ve uygulanır.
Hataların analizleri için istatistiksel yöntemler Kalite Kontrol ve Servis tarafından uygulanır. Bu analizlerin sonuçlar periyodik olarak gözden geçirilir.
Proses Kalite Kontrol faaliyetlerinde ve kalite raporlarında uygun olan yöntemler (Pareto, Dağılım Tabloları, Kontrol Kartları vb.) kullanılır.
Çıkış Kalite Kontrol faaliyetlerinde amaca yönelik özel örnekleme planları ve standart planlar kullanılır.
6. Dokümantasyon
Değerlendirme sonuçları ilgili bölümlerde saklanır.
7. İlave Dokümantasyon
KG Prosedürü No :20-0l İstatistiksel Yöntemler
22- YÜRÜRLÜKTE OLAN KALİTE SİSTEM PROSEDÜRLERİ
BÖLÜM BAŞLIK YAYIM NO TARİH
01-01 Yönetimin Gözden Geçirilmesi 1
03-01 Siparişlerin Gerçekleştirilmesi 1
04-01 Ürün Geliştirme ve Dizayn Aktiviteleri 1
05-01 Doküman ve Veri Kontrolü 1
06-01 Satınalma 1
06-02 Yan Sanayi Değerlendirme 1
07-01 Alcının Temin Ettiği Ürünler 1
08-01 Ürün Tanım ve İzlenebilirliği 1
09-01 Proses Kontrol 1
09-02 Üretim Planlama ve Kontrol 1
10-01 Giriş Muayene 1
10-02 Üretim Kalite Kontrol 1
10-04 Çıkış Kalite Kontrol 1
11-01 Ölçüm Aletleri ve Kalibrasyon 1
12-01 Test ve Kontrol Durumu 1
13-01 Uygunsuzluk 1
14-01 Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler 1
15-01 Taşıma 1
15-02 Depolama 1
15-03 Ambalajlama 1
15-05 Koruma 1
15-06 Dağıtım 1
16-01 Kalite Kayıtları 1
17-01 İç Denetimler 1
18-01 Eğitim 1
19-01 Servis İlişkileri 1
20-01 İstatistiksel Yöntemler
