Fatih DUMAN
   
  İnsan Kaynakları Yönetimi
  Organizasyonel bilgiye sahip çıkmak...
 


En iyi uygulamaları gerçekleştiren firmalar sürekli yenilik yaratarak ve küresel anlamda kaliteli iş süreçleri geliştirip müşterilerini tatmin ederek rakiplerine fark atmaktadırlar. Yeni ekonomide, organizasyonel bilginin elde tutulmasını sağlamak için en iyi uygulamaları bulmak, geliştirmek ve bunları firma bünyesinde uygulamak bu hedefleri gerçekleştirmek için en doğru yoldur. Deneyim sahibi iş adamları bilirler ki, bilgi ve birikimlerin paylaşılması, ürünlerin ve servislerin dağıtılması kadar önemlidir. Çünkü paylaşılan bilgi, bir işletmeyi başarıya ulaştıracak organizasyonel gücü yaratır.

Organizasyonel bilginin elde tutulmasında en iyi uygulamaları gerçekleştirerek firmalar bu süreci kapsayan organizasyonel, kültürel ve teknolojik konulara gereken önemi vermektedirler.

İşletme içerisinde bilgi paylaşımı sürecinde çalışanlara liderlik edip heyecan uyandıracak grup veya bireylere ihtiyaç vardır. Aynı şekilde bilgi paylaşımını destekleyici çabalar kurumun bütçe ve stratejisine de yansıtılmalıdır. İşletme içindeki çalışanlar, kendilerini yakından ilgilendiren konuları diğer firma çalışanları ile rahatlıkla paylaşabileceğini bilmeli ve buna inanmalı, ayrıca bir firma da bunu destekleyici bir ortam yaratmalıdır. Çünkü bu aynı zamanda, firma içindeki kültürel değişime işaret eder; eskiden, "bilgi güçtür" ifadesi bireyi ön plana çıkarmaktaydı, fakat artık bilgi paylaşımını sağlayan bir firmada bu ifade kişisel değil organizasyonel bir boyut kazanmaktadır. En üst düzeyde performans gösteren firmaların temel özelliği haline gelen bu bilgi alış-verişinde, çalışanların katılımı için uygun ödüller verildiğinde, organizasyonel bilgi ciddi bir rekabet avantajı sağlamaktadır.

Her iş sürecinde, çok farklı yerlerden sağlanan bilgi kaynaklarının koordinasyonu için bilginin elde tutulması, yönetilmesi ve bunların kurumsal bir işletme ortamı içerisinde geliştirilmesi gerekmektedir. Teknoloji, çalışanların dijital ortamda birbiri ile olan iletişiminin sağlanmasında ve bilginin hızlı bir şekilde paylaşılmasında çok önemli bir rol oynamaktadır. Fakat, teknoloji işletmeler için tam bir çözüm değildir ve en iyi uygulamaları gerçekleştiren firmalar, bilgi ve düşüncelerin paylaşımında teknolojinin kişilerarası etkileşimin yerini hiç bir zaman dolduramayacağının farkındadırlar. Bu sebeple, firmalar kişisel etkileşimi destekleyici yapısal ve yapısal olmayan düzenlemeler üzerinde önemle durmaktadırlar.

Çalışanlarda ve özellikle yönetici seviyelerinde bilginin elde edilmesi için merak ve heyecan uyandırmak

Bilginin firma içi paylaşımının sağlanabilmesi için yüksek güven ortamı gereklidir. İletişim kanallarını açmak, bilgiyi tek kişinin kontrolünden kurtarmak ve bu tür faaliyetleri destekleyen teknolojilere yatırım yapmak yönetim süreçlerinde yeni yöntemler olarak karşımıza çıkmaktadır. Firma genelindeki değişimler için bilinen en etkili katalizör, deneyimli yöneticilerin bilgi paylaşımı zorunluluğu ile ortaya çıkan bu yeni yaklaşımın yapısal olarak işletme içerisinde oluşturulması ve bunun finansal olarak desteklenmesidir.

Öncü firmalar, heyecanın tek başına fazla bir değer ifade etmediğini bilirler. Heyecanın kurum kültürü ve firmanın iş yapma şekillerine uygun bir yönetim stratejisi ile desteklenmesinin gerektiğinin farkındadırlar. Doğru bir strateji üzerinde hareket ettiklerini garantilemek için, bu firmalar bilgi paylaşımı faaliyetlerinin, işletmenin hedeflerine en iyi nasıl hizmet edebileceğini belirlemek için tüm işletme stratejilerini gözden geçirirler. Ayrıca, bu faaliyetlerin gelir getirme kapasitesini de incelerler. İşletmeler, iyi organize edilmiş firma içi bilgi kaynaklarına sahip oldukları zaman, iş fırsatlarının avantajlarından yararlanma konusunda çok daha iyi konuma sahip olurlar.

Bilgi paylaşımını engelleyen organizasyonel engelleri ortadan kaldırmak.

Bilgi paylaşımı için ortak hedefi yakalama aşamasında bir firma hangi büyüklükte ve yaşta olursa olsun, kendini bu amaca ulaşmayı zorlaştıran iş süreçleri, organizasyonel yapılar ve yönetim sistemleri içerisinde hapsedilmiş olarak bulabilir. Ancak firma bu engellerden kendini arındırabildiğinde, yenilik yaratma, müşterisi ile yakın ilişkiler kurma gibi operasyonel avantajları geliştirebilmesi mümkün olmaktadır.
Japonya-Tokyo'da Dai-Ichi Pharmaceuticals adlı firmada, çalışanların her gün en az 20 dakikalarını "konuşma odası"nda geçirmeleri beklenmektedir. Bu odalar, kişiler gelişigüzel karşılaştığında, anlık konuşmalar yapmalarını sağlayabilmek için özel olarak dekore edilmiştir. Çay içerken gelişen bu konuşmalar sayesinde ilginç bir yenilik yakalanabilir beklentisiyle, çalışanlar rastlantısal olarak arkadaşlarıyla bu odada işleri hakkında konuşmaktadırlar.

Çalışanlar, firma içi bilgi paylaşımının kişisel hedeflere ulaşılması için nasıl yardımcı olduğu gösterildiğinde, öğrenmenin ve yaratıcılığın gelişmesi için risk almaları desteklendiğinde aslında başarılı bir sonuç garanti olmamasına rağmen, bu yaklaşıma sahip çıkacaklardır. Tüm bu engeller aslında yatay organizasyon yapısına geçişi yavaşlatan ve firma içi işbirliği ve iletişimi engelleyen statü sembolleridir ve bu yaklaşımlar hızlı bir şekilde ortadan kaldırılmalıdır.

Öğrenmenin sağlanması, bilgi ve birikimlerin elde edilmesi konusunda firma olarak ısrarcı olmak
Yeni fikirlerin yaratılmasını ve bilgi paylaşımını temel alan bir firma olmak için atılacak olan somut adım bilgi paylaşımını pekiştiren uygun ödüllendirme ve takdir etme sistemleri kullanmaktır. Firmalar, bilgi paylaşımı faaliyetlerine en fazla katkıda bulunan istekli çalışanlarını takdir etmek amacıyla konferanslar, yayınlar, özel programlar vs. düzenleyebilirler. Ayrıca, en aktif bilgi paylaşıcılarını özel olarak ödüllendirebilirler. Bu şekilde takdir edilen bir kişi olmak çalışan için güçlü bir motivasyon kaynağı oluşturacaktır.

Ayrıca terfiler ve ücret artışlarını kullanarak bilgi paylaşımını desteklemek güçlü bir motivasyon aracıdır. Kimya sektöründe hizmet veren uluslararası bir firma olan Buckman Labs, çalışanların firmanın veri bankasındaki mevcut bilgiyi kullanma ve katkıda bulunma oranlarını bir performans değerlendirme kriteri olarak kullanmaktadır. Eğer kayıtlar çalışanın bu sistemi yeterli ölçüde kullanmadığını gösterirse, bu bir sonraki performans değerlendirme sistemi için belirlenen hedeflerden biri olarak alınır.

Fakat, gerçek anlamda bilgi paylaşımının firmanın kurumsal kimliği ile bütünleşmesi için, çalışanların bilgi paylaşımı için gösterdikleri katkıların, firmanın hedeflerinin gerçekleştirmesinde ne kadar etkili olduğu hakkında geribildirim almaları gerekmektedir. Bu sayede, katılımcılar süreç içerisinde yer almaya devam edecekler ve firma yöneticilerinin aktif katılımı bilgi paylaşımını özendirecektir. Çalışanların, yöneticileri veya onların yöneticilerinin yöneticileri ile elektronik ortamda bir forumda karşılaşmak, çalışanların katılımını sağlayan en güçlü etken olacaktır.

Organizasyonel bilgiyi ortaya çıkaracak bir süreç geliştirmek

Organizasyonel bilgiye sahip çıkma konusunda başarılı ve sürekliliği olan girişimler, aslında iyi fikirler bulmak, paylaşmak ve uygulamak için sağlıklı bir biçimde geliştirilmiş kurumsal yöntemlere dayanmaktadır. Organizasyonel bilginin ortaya çıkmasını sağlayan en iyi bir uygulama süreci, çalışan ve müşteri memnuniyeti anketlerinin kullanılmasına, sonuçların kıyaslanmasına ve bilgi-fikirlerin paylaşılmasına olanak verilmesiyle başlar. Aynı şekilde, iş yapma şekillerini etkileyen dışsal etkenlerin güncel ve doğru bir şekilde anlaşılması için mevcut fikirlerin toplanmasını sağlayan bir sistem de geliştirilmelidir.

Sürecin ikinci kısmında, bilginin dağıtılmasının sağlanması için bir çerçeve oluşturulmalı ve bu sürecin baştan sona yönetilmesinden sorumlu olacak çalışanlar saptanmalıdır.

Çalışanları kişisel etkileşim fırsatları ve teknoloji aracılığıyla birbirine bağlamak

Bilgi yönetimi sözlüğünde, iki çeşit bilgi vardır: açık ve gizli bilgi. Açık bilgi, bilgi bankalarında depolanıp istenildiğinde çalışanların ulaşabileceği ve kullanabileceği ele geçirilebilir ve kodlanabilir bilgidir. Fakat gizli bilgi, çalışanların işlerini yaparken öğrendiği ve sahip oldukları uzmanlıktır. Gizli bilginin paylaşımı çalışanların birbiri ile olan etkileşimini gerektirir. Akıllı firmalar, gizli ve açık bilginin gerçek değerini elde etmek için, çalışanlarına bilgi ve fikirlerin paylaşımı konusunda ihtiyaç duyulan fırsatları ve araçları verirler.

İletişimi destekleyen e-mail, video konferansları gibi teknolojilere ve aynı ilgi alanını paylaşan kişilerin gruplar halinde sanal ortamda buluşmalarına önem verirler.

Öncü firmalar, sanal ortamların yanında, bilgi ve fikirlerin paylaşımı için yapısal ve yapısal olmayan toplantılar düzenleyerek çalışanların birbirleri ile ilişki içinde olmalarını aktif olarak desteklerler. Firmanın değişik alanlarında çalışanların takımlar oluşturup bilgi alış-verişinde bulunmaları için zemin hazırlarlar.

Değer yaratmak için işletme çapında bilgiye hızlı ve kolayca erişim sağlamak

Yeni ekonomide rekabet avantajının yakalanması için bilginin hızlı, güvenli ve rahat bir şekilde aktarılması önemlidir. En iyi uygulama yaklaşımına sahip firmalar, elektronik ortamda geliştirdikleri bilgi bankaları aracılığıyla, iş süreçleri ve projeler hakkında çalışanların güncel birikimlerini aktarabilmeleri ve işletme bünyesinde tekrar kullanabilmeleri için zemin hazırlamaktadırlar. Zengin içeriği olan bilgileri araştırıp güncel olanı muhafaza eder ve önemini kaybetmiş bilgileri de atarlar. Bilgi bankasındaki güncel bilgileri ve yeni fikirleri kullanarak pratikte uygulanabilir bilgiye ulaşmaya çalışırlar.

Fatih DUMAN

 
  Bugün 1 ziyaretçi (5 klik) kişi burdaydı! Fatih DUMAN  
 
=> Sen de ücretsiz bir internet sitesi kurmak ister misin? O zaman burayı tıkla! <=
Fatih DUMAN