360 Derece Değerlendirme Bireysel Performanstan Kurumsal Performansa Geçişte Etkili Bir Araç
2000’li yıllara girerken organizasyonlarda gerçek verimliliğe ulaşmanın tek yolunun “İNSAN”dan daha etkin olarak faydalanabilme gerçeği olduğu ortaya çıkmıştır. İnsanoğlu teknolojideki başdöndürücü gelişmenin bir sonucu olarak üretkenliği aynı paralelde arttıramamıştır. Şu gerçek açık ve net bir şekilde ortadadır ki teknoloji eğer onu etkin olarak kullanan insan yoksa tek başına hiçbir şey ifade etmemektedir (KOTTER,1996). Başarıya yönelen bütün kurumlarda gerçek sermaye insandır. 1930’lu yıllarda üretimde beden gücünün oranı %90’lardayken bu oran 2000’li yıllarda %10’un altına düşmüştür. “İnsan”dan daha etkin olarak faydalanabilmenin yollarını araştıran, örgütsel amaçlar ile bireyin amaçlarını eşleyebilen, çalışanlarında sürekli heyecan yaratabilen organizasyonlar gelecekte farkı yaratabileceklerdir.
Mükemmelliği arayış sürecinde etkili, her kesim tarafından kabul edilen ve destek verilen bir performans yönetim sisteminin kurulması ve işletilmesi çok önemlidir. Performans yönetim sisteminin amacı; sadece geçmişte gösterilen performansın seviyesini ortaya çıkarmak değil (LEPSINGER ve LUCIA, 1997), kişi ve kurumların geleceğe yönelik potansiyel performanslarını da belirlemek, uygun motivasyon ve yönlendirmelerle gelecekteki performanslarını proaktif bir yaklaşımla yükseltmek olmalıdır.
Günümüzün modern anlamdaki performans yönetimi sistemi, organizasyonun her kademesinden geri besleme almayı öngörmektedir. Bu temel yaklaşım 360 derece geri beslemeyi bir teknik olarak ön plana çıkarmıştır (LONDON ve BEATTY,1993).
Performans Değerlendirme, çalışanlarının bireysel başarılarını ve belirli bir zaman süresindeki davranışlarını değerlendiren ve ölçen bir süreçtir. 2000’li yıllara girmeye hazırlandığımız bugünlerde, organizasyonda “insan”ı ön plana çıkaran görüşlerin hakim olmasıyla beraber, performans değerlendirme sisteminin yönetsel fonksiyonlar arasındaki önemi daha da artmıştır. Performans değerlendirme çalışanlarınızı daha iyi tanımada bir araçtır. Eğer siz çalışanlarınızı nelerin motive ettiğini belirleyebilirseniz, onlardaki gizli potansiyelleri keşfedebilirsiniz. Bu durum ise çalışanların beyni, yüreği, fiziği ile bütün yaratıcılığını işe yönelik ortaya koymasını sağlayacaktır.
Artık modern anlamdaki performans yönetimi klasik terfileri ihtiva eden kariyer yönetim sistemlerini reddetmektedir. Öyle bir kariyer yönetim sistemi oluşturmalısınız ki; üstün performans gösteren, yaratıcılığı ile kabına sığamayanları tespit edebilmeli, kişisel beklentiler ile kurumsal hedefleri bir çizgide tutabilmelisiniz. Hatta klasik anlamdaki organizasyon içindeki yükselmeleri bir tarafa bırakıp, çalışanlarınızın yaratıcı fikirlerine onların liderliğinde yeni kurulacak organizasyonlarda sponsor olabilmelisiniz. Bu durum sınırsız yükselme imk‹nı yaratabilecektir. Geleceğin organizasyonlarında artık “genel müdür” gibi bir üst sınır olmayacak, yükselmenin anlamı değişecektir.
Performans değerlendirmenin amacı; organizasyondaki çalışanların iyiden kötüye doğru sıralanması değil; örgütsel amaçların astlar tarafından öncelikle anlaşılma ve benimsenme derecesinin ortaya çıkarılması (KAPLAN ve PALUS,1994), amaçların herkes tarafından asgari seviyede yerine getirilmesinin temin edilmesi ve herkesin mutlu olduğu dinamik çalışma ortamının sürekli muhafaza edilmesidir. Bu işleri gerçekleştirirken performansı geliştirmek ve beklenenleri veremeyen çalışanların gelişmeye ihtiyaç duydukları alanları ortaya çıkarmak temel hedefler arasında yer alır. Amirden çalışanlara bakışın bir göstergesi olan klasik performans değerlendirme sistemleri günümüzde bu noktada iflas etmişlerdir. Çünkü performans değerlendirme sisteminden organizasyonun esas beklentisi gelecekteki kariyer planlamalarında kimin nerede olduğunun tespit edilmesinde bir araç olması değil, çalışanlar boyutunda sisteme önemli geri beslemeler vermesi; sistemi sürekli olarak geleceğe ve örgütsel vizyona yönlendirmesi, organizasyonu yarınlara taşımasıdır.
Eğitim ile performans değerlendirmenin ilişkisi bu noktadan başlar. Performans değerlendirme organizasyondaki eğitim ihtiyaçlarının tespitinde bir yoldur, eğitim ihtiyaçlarının önemli bir kısmı hakkında bizleri bilgi sahibi kılar.
Değerlendirme bireylerin gelişimini cesaretlendiren eğitim sürecinin düzenli bir parçası olmalıdır. Eğitim ve değerlendirmenin başarılı olabilmesi için, çalışanların performanslarını geliştirmeyi öğrenmeyi istemeleri, yöneticilerin ise çalışanlara performans seviyelerini arttırmada yardım etmeleri ve öğretmeleri gerekmektedir (GRUNER, 1997).
İş organizasyonlarının önemli bir hedefi çalışanların iş performanslarının geliştirilmesidir. Başarılı bir performans geliştirme yaklaşımının bir parçası olarak “geri besleme” veya “performans bilgisi” genellikle üzerinde fikir birliğine varılan ihtiyaçtır. Geri besleme performansı geliştirir düşüncesi kabul görmektedir. 360 Derece Değerlendirme Sistemini diğerlerinden ayıran temel fark bu “geri besleme” özelliğidir.
Performans Değerlendirme Nedir?
Performans değerlendirme, organizasyonel etkinliğin ölçülmesinde öncelikle ihtiyaç duyulan süreçlerin başında yer alır. Etkinlik ve yaratıcılık hedefleri ile bireyin yaptıklarının birleştirilmesinde aracıdır. Bu görevi çalışanların bilgi, beceri ve yeteneklerini içeren çalışma davranışlarını değerlendirerek yerine getirir (SEGAL, 1995). Performans değerlendirme sistemi organizasyon içinde çok yönlü iletişimi tesis ederek kişisel gelişimi sağlamalı, örgütsel gelişime katkıda bulunmalıdır.
Performans yönetim süreci esas olarak iki faaliyeti kapsar:
• Geçmiş performansın hedeflerle mukayeseli olarak değerlendirilmesi,
• Geleceğe yönelik potansiyel performansın belirlenmesi.
Günümüzde potansiyel performansın belirlenmesi en az geçmiş performans kadar, hatta ondan daha da önemlidir. Bu yaklaşım ile çalışanlarınızın gerçekleştirdiği performansın ötesinde, gerçekleştirebileceği performans hakkında bilgi sahibi olma avantajını yakalarsınız.
Çevremizde yaşanan çok yönlü sosyal ve ekonomik olaylara paralel olarak bireysel gereksinimlerin çeşitliliği ve işlemlerin karmaşıklığı, insana yardımcı olacak yeni teknik ve sistemlerin geliştirilmesini bir noktada zorunlu hale getirmiştir. Bu zorunluluk karar verme ve değerlendirme süreci içerisinde etkili kantitatif tekniklerin kullanılması üzerinde yoğunlaşmıştır.
Bir organizasyonda performans değerlendirme sistemi oluşturmasında ilk adım mevcut sistemin amaç ve hedeflerinin ne olacağını saptamaktır (DRUCKER,1989). Organizasyonda yapılacak gerçekçi bir iş değerlendirmesi ve analizi, performans değerlendirme sisteminden neler beklenmesi gerektiğini de ortaya çıkaracaktır.
“Neden performans değerlendiririz?” Sorusuna aşağıdaki yanıtları verebiliriz:
• Çalışanların yetkinlikleri (temel, yönetsel ve liderlik yetkinlikleri) konusunda fikir sahibi olmak,
• Organizasyon içinde gerçekleştirmek istediklerinizin anlaşılma derecesini görebilmek,
• Kaynakların kullanılma etkinliğini analitik olarak ortaya çıkarabilmek,
• Gerçek olaylara dayanan kararlar verebilmek,
• Organizasyona bir bütün olarak bakabilmek,
• Organizasyondaki vizyon ve misyon paylaşımının seviyesini görebilmek,
• Hedeflere ulaşmada süreçleri sorgulamak,
• Çalışanların organizasyon içinde yarattıkları katma değeri mukayeseli olarak incelemek,
• Bireysel ve örgütsel eğitim ihtiyaçlarını tespit etmek,
• Organizasyonun gelişme eğilimini sürekli olarak yukarıda tutabilmek,
• Belirgin davranışları motive edebilmek,
• Aynı yapı içindeki bireysel veya örgütsel algılama farklılıklarını tespit etmek,
• Olumlu sonuçları tespit etmek ve kutlamak.
Performans değerlendirmesi, organizasyonun hedeflerinin tanımlanması ve bu sürecin çalışanlara neler sağlayabileceğini göstermesi açısından son derece önemlidir. Organizasyonun üyeleri dikkatli iş analizleri yaparak sistemin dinamiklerini ve temel hedeflerini belirlemelidir. Bu durum örgütsel hedeflerin açık olarak ortaya konulmasını sağlamakla kalmaz, organizasyonun çeşitli kademeleri arasındaki iletişimi de kolaylaştırır.
İşletmedeki herkes tarafından onaylanan bir performans değerlendirme sistemi oluşturamamış organizasyonların, sürekli iyileşmeyi temin etmesi ve bunu kurumsallaştırması kuşkusuz beklenemez.
ŞEKİL-1 iyi incelenecek olursa toplam kalite yönetimi felsefesi içinde performans değerlendirmenin ne kadar önemli bir yere sahip olduğu ortaya çıkacaktır. Başlangıçta hedeflere göre aşamalı olarak performans seviyeleri tespit edilirken bir taraftan yönetim sistemi oluşturulmaya başlanmıştır. Kurulmaya çalışılan performans değerlendirme sistemi yönetim sisteminin sürekli iyileşmesinin de garantisi olacaktır. Üretim sistemindeki temel amaçlarımızdan birisi olan hataları en aza indirme düşüncesi; bu sistem içinde hatalar daha oluşmadan, hataların oluşmasına fırsat verebilecek durumları önceden tespit edip ilk defada doğruyu yaparak gerçekleşecektir.
Ölçmenin Önemi
Performans değerlendirme sistemini içinde ölçmenin yeri ve önemi tartışılamaz. Hedeflerinizi çok iyi tespit etmiş, çok iyi bir sistem kurduğunuzu iddia ediyor olabilirisiniz, ama eğer düşündüğünüz seviyeleri ölçemiyorsanız şimdiye kadar yaptıklarınızın hiçbir faydası olmayacaktır (BRACEN ve TIMMRECK, 1999).
Ölçme belki de en önemli yönetim aracıdır. Basit olarak ele alındığında, ölçemediğiniz hiçbir şeyi yönetemezsiniz (LINGLE VE SCHIEMANN, 1996). Ne zaman, nerede, nasıl, hangi araçlarla ölçüm yapılacağını, kriterlerin ne olacağını ve nasıl sorgulanacağını çok iyi tespit edebilmek gerekir. Şu gerçeği de unutmamak gerekmektedir: “Her şeyi ölçmek zorunda değilsiniz, sanırım esas önemli olan başlangıç noktası sizin neyi ölçmeniz gerektiğini belirlemeniz olacaktır.
• Neyi ölçmeliyiz?
• İyileştirmemiz gereken süreçler nelerdir?
• Kaynaklarımızı öncelikle yönlendirmemiz gereken alanlar nelerdir?
• Çalışanların motivasyon derecesi nedir?
• Acaba daha iyiye gittik mi?
• İyi bir performans değerlendirme sisteminde (SMITH, 1998):
• Yüksek kaliteli ölçüm sistemleri dizayn edilmeli ve muhafaza ediliyor olmalı,
• Sürekli performans iyileştirmesinin bir parçası olarak, gelişmiş ölçüm sistemleri iş stratejileri ile birleştirilmiş, anlaşılır ve kabul edilir olmalı,
• Ölçme ve değerlendirmenin, yönetim sürecinin değişmez ve vazgeçilemez bir parçası olduğu benimsenmiş olmalıdır.
Yandaki sürekli iyileşme küresinde ölçme ve değerlendirmenin yerini görmektesiniz. İyileştirmenin mantığına inanılır, tasarlanır, uygulanır ve ölçülürse bekledikleriniz ve elde ettikleriniz ortaya çıkacaktır.
Böyle bir değerlendirme sistemi klasik anlamdaki bir değerlendirme süreci ile işletilemeyecektir. Özellikle yoğun teknoloji kullanımı ve karmaşık iş hayatı, bize sadece tek akışlı (yukarıdan aşağıya/aşağıdan yukarıya) sistemleri kullanarak çözüme ulaşamayacağımızı göstermiştir (EDWARDS ve EWEN,1996). Bu durum bizleri global bir değerlendirme sistemi yaratmaya doğru götürmektedir.
Geri Beslemeye Dayanan Rasyonel Bir Performans Değerlendirme Sisteminin Oluşturulması Esasları
İşletme performansı geniş bir boyut içerisinde, işletmeye ilişkin başlıca üç ana konudaki sorulara cevap verebilecek bir kavram olarak düşünülebilir. Buradan amaçlanan temel düşünce; örgütün mevcut durumunu, mevcut kaynaklarını ve örgüt düzenini inceleyerek performansı irdelemektir (HANSEN,1997; KAPLAN ve NORTON, 1996). Bu başlık altındaki sorulara gerçekçi çözümleri yanıt olarak alabilmek için; “öncelikle işletmede amacımız nedir?”, “işimiz tam olarak nedir?”, sorularına doğru cevaplar verilmesi gerekmektedir. Bunları belirledikten sonra “bu işte sonuçlara nasıl ulaşılmıştır?”, “mevcut kaynaklar yararlı çıktı olarak ifade edilen bu sonucu sağlarken ne kadar verimli kullanılmıştır?”, gibi sorularla mevcut durumun değerlendirmesi yapılabilir.
Performans değerlendirme sistemi, organizasyonun vizyonunu gerçekleştirmesi doğrultusunda dört temel beklentisini ölçmek üzere yapılandırılmalıdır (KAPLAN ve NORTON, 1996). Bunlar (ŞEKİL-3):
• Finansal Beklentiler,
• Müşteri Beklentileri,
• İşe ait, içe dönük beklentiler,
• Değişim ve buna bağlı öğrenme beklentileri,
Performans değerlendirme yapmak istememizin temel amacı kuşkusuz örgütsel amaçlarımızın her seviyedeki yönetici ve çalışanlarımız tarafından anlaşılma ve benimsenme derecesini ortaya çıkarmaktır (KAPLAN ve NORTON, 1996). Buradan alacağımız geri besleme bilgisi, bize sistemimizdeki aksaklıkları zamanında tespit edip giderebilme imk‹nı verecektir. Bu döngü bizim sürekli iyileşmeyi gerçekleştirebilmemizin de teminatı olacaktır. Performans değerlendirme yaklaşımlarının etkili olabilmesi için performansı gözleme ve geliştirme faaliyetlerinin kurumsal stratejilerle eşgüdümlü olarak yürütülmesi gerekmektedir.
Fatih DUMAN
