İş Analizi Yöntemleri

Araştırmacı iş analizi bilgilerini birçok yöntem ve teknik aracılığıyla toplayabilir. Bu tekniklerin sık kullanılanları şunlardır: (a) mülakat, (b) gözlem, (c) anket, (ç) grup çalışması, (d) İnternet ve (e) karma yöntem. Çalışmanın önemine göre bu yöntem ve teknikler belirli safhalarda ve belirli derinliklerde uygulanır. Aşağıdaki bölümde söz konusu yöntem ve teknikler üzerinde durulmuştur.

İşi Bizzat Yapma

İş analizcisi iş başında çalışan biri kişinin yaptığı gibi işi aynı ortamda veya benzetilmiş bir ortamda bizzat kendisi yapmaya çalışır. Bu süreç içinde hangi hareket ve eylemleri yaptığını, nasıl yaptığını, hangi yetenek ve becerileri kullandığını belirler. Kişinin içinde bulunduğu ruh halini, iş çevresini ve ilişkilerini, iş yoğunluğunu değerlendirir. Ancak bu yöntem zaman alıcı ve maliyetli bir yaklaşımdır. Kısa uygulamalarla da işi tam olarak tanımak mümkün olmaz. Bazı işler deneyimli olmayan kişiler için tehlikeli olabilir.

Mülakat

Mülakat tekniği; işi yapan yükümlüler, amirler veya konu içeriği uzmanlarıyla görüşme yapılarak işe ilişkin görevlerin belirlenmesi sürecidir. İş yükümlüleri işin boyutlarını genelde bilemezler veya isimlendiremezler. İşin boyutlarını daha sonra analizi yapan araştırmacı belirler. Mülakat sırasında iş yükümlüsüne sorular sorularak işi nasıl yaptığı belirlenmeye çalışılır. Yükümlünün cevapları hemen ya yazılı hale getirilir veya banda alınarak daha sonra yazıya dökülür. Mülakat yöntemi dört farklı şekilde uygu­lanır:

1. Yapılandırılmış – yapılandırılmamış mülakat.
2. Karşılaştırmalı mülakat yöntemi.
3. Grup mülakat yöntemi.
4. Repertuvar - ızgara mülakat yöntemi (Repertory grid inter­views).

Yapılandırılmış mülakat. Yapılandırılmış mülakat yönteminde sorulacak soruların niteliği ve sırası önceden belirlenmiştir. Yapılandırılmış mülakatta her şey önceden planlanmış olduğundan veriler daha sistematik bir biçimde toplanır. Yapılandırılmamış mülakat ise serbest bir tarzda yapılır ve konuşmanın seyrine göre görevler belirli bir sistematikten yoksun olarak belirlenmeye çalışılır. Mülakat, iş analizi sürecinin herhangi bir aşamasında yapılabilir. Mülakat yöntemiyle kişinin kendi işini nasıl gördüğü ve algıladığı daha net bir şekilde ortaya konur.

Karşılaştırmalı mülakat yöntemi. Karşılaştırmalı mülâkat yön­temi, Kelly’nin (1955) “kişisel yapı psiko­lojisi” kuramına dayanır. Bu kurama göre kişiler, gösterdikleri tepki ve davranışlara göre kişisel yapılarını ortaya koyarlar. Her bir bireyin yapısı farklıdır.

Repertuvar-ızgara mülâkat yöntemi. Repertuvar - ızgara müla­kat yöntemi bir bireyin yapısını analiz etmekte kullanılan bir diğer tekniktir. Bu teknikte başlıca dört temel kavram vardır: işlemler, yapılar, çıkarsama tekniği ve ızgara. İşlemler; kişiler, durumlar ve ürünler gibi yapıyı temsil eden ögelerdir. Yapılar, ögelerin bir araya gelmesiyle oluşan boyutlardır. Çıkarsama tekniği ise kişinin sahip olduğu bilgi ve tutumlarının araştırılması ve yapılar arasındaki ilişkinin ortaya konmasıdır. Yapılan mülakatla davranış benzerlikleri ve farklılıkları bir matris şeklinde ortaya konarak kişinin yapısal özelliği belirlenir. Oluşturulan matris ızgara olarak isimlendirilir.

İş analizinde mülakat tekniğini uygulayacak iş analizcisi mülakat teknikleri konusunda bilgili olmalıdır. Bireysel mülakat tekniğinde aynı işi yapan birkaç kişiyle veya en deneyimli ve bilgili bir kişiyle görüşüldükten sonra toplanan bilgiler bir araya getirilerek iş analizi bilgileri derlenir. Grup mülakat tekniğinde ise kişilerle eş zamanlı olarak görüşülür. Bu yöntemin sakıncası işin içeriği konusunda kişilerin anlaşmazlığa düşmesi ve gereksiz tartışmaların ortaya çıkmasıdır. Bu gibi durumlarda iş analizcisi son kararı kendisi vermelidir.

Gözlem

Gözlem yönteminde iş yükümlüsü doğal ortamında izlenerek faaliyetleri ve davranışları kayıt altına alınır. Gözlem yöntemi doğrudan gözlem veya dolaylı gözlem şeklinde uygulanabilir. Direkt gözlem yönteminde ilgili kişinin yanında bulunulur, uzaktan gözetlenir veya video kamera aracılığıyla “izlenir”. Dolaylı gözlem yönteminde ise video kayıtları banttan “incelenerek” veya kişinin çıkardığı iş sonuçlarına bakılarak “değerlendirme” yapılır.
Gözlem yöntemi bir çok ayrıntıyı ortaya çıkarma potansiyeline sahip olmakla birlikte iş rollerini belirleme konusunda yetersiz kalan bir tekniktir. Gözlem yöntemi özellikle fiziksel görevlerin ardışık sırasını belirleme ve birden fazla kişiyle etkileşim kuran yükümlünün davranışlarını inceleme konusunda araştırmacıya yardımcı olur.
Çalışanların iş başındaki faaliyetleri iki şekilde gözlemlenir: (a) uzun sayılabilecek bir zaman boyunca bir kişiyi sürkeli gözleme, (b) örneklem olarak belirlenen kişileri rasgele seçerek daha kısa zaman süreleri içinde gözleme. Gözlem yöntemi basit ve kolay uygulanabilen bir yöntemdir. Araştırmacılar gözlem yönteminin sorulacak soruların belirlenmesine fırsat sağlayacağı için mülakat tekniğinden önce uygulanmasını önermişlerdir. Ancak gözlem yöntemini her koşulda uygulamak mümkün olmayabilir. Bazı işyerlerinde sendika temsilcileri böyle bir gözlem çalışmasının yapılmasına itiraz edebilirler veya iş güvenliği, meslek sırrı gibi nedenlerle gözlem yapılmasına izin verilmeyebilir. Gözlem yöntemi, basit ve rutin işler için uygundur.
Anket

İş hayatında en sık kullanılan yöntemlerden biridir. Bu yaklaşımda araştırmacı önceden belirlenmiş sorulardan hareket ederek iş yükümlüsü veya amirinin işin içeriği hakkındaki görüş ve düşüncelerini derlemeye çalışır. Uygulamada iki tür anket formundan yararlanılır: Kapalı sorulu anket formları. (Yükümlüden önceden belirlenmiş olan şıklardan birini veya duruma göre birden fazla şıkkı seçmesi istenir.) Açık sorular. (Yükümlünün önceden belirlenmiş olan sorulara serbest bir şekilde düşüncelerini yazmaları istenir.)
Anket formu yöntemi ayrıca araştırmacı tarafından tasarlanmasına veya konunun uzmanları tarafından daha önceden belirlenmesine göre tekrar iki gruba ayrılır. Konunun uzmanları tarafından tasarlanan anketlere “prefabrik anket formları yöntemi” adı verilir. Prefabrik anketler, konunun uzmanları tarafından bütün işler için standart bir şekilde geliştirilmiştir ve bir çok maddeden oluşan kontrol listeleri şeklindedir.
Anket formu araştırmacı tarafından da tasarlanabilir. Bu yöntemi kullanırken karşılaşılan en önemli sorun anketin ne şekilde oluşturulacağıdır. Araştırmacı anketi basit ve kolay doldurulacak bir şekilde tasarlamalıdır. Karmaşık anket formları yükümlüleri yıldırır ve bir çok konuyu ihmal etmelerine neden olur. Bazen çalışanlar bu tür karmaşık anket formlarını doldurmazlar ve araştırmacıya iade etmezler. Anket formu hazırlanırken dikkat edilmesi gereken bir diğer nokta soruların açık, anlamlı ve işe ilişkin olmasıdır. Başka firmalar ve başka türde işler için geliştirilmiş olan anket formları dikkatle gözden geçirilip gerekli uyarlama çalışmaları yapılmadan her tür işte kullanılmamalıdır.
Orijinal bir anket formu geliştirmek için zamanı olmayan araştırmacılar prefabrik (yapılandırılmış) anket formlarından yararlanabilirler. Literatürde sık kullanılan prefabrik anket formlarının başlıcaları aşağıdaki gibidir.

1. Pozisyon Analiz Anketi (Position Analysis Questionnaire - PAQ).
2. İş Ögeleri Anketi (Job Component Inventory).
3. İş Profili Sistemi (Work Profiling System - WPS).
4. Ortak Metrik Anketi (Common-Metric Questionnaire).
5. Fleishman İş Analizi Anket Formu (Fleishman Job Analysis Survey).
6. Fonksiyonel İş Analizi Ölçekleri (Functional Job Analysis Scales).
7. Çok Amaçlı Mesleki Sistem Analizi Envanteri Anket Formu (Multipurpose Occupational Systems Analysis Inventory – MOSAIC)
8. Mesleki Analiz Envanteri (Occupational Analysis Inventory – OAI)
9. Kapsamlı Meslekî Veri Analiz Programı (Comprehensive Occu­pational Data Analysis Program – CODAP).
10. Yönetim Pozisyonlarını Tanımlama Anket Formu (Management Position Description Questionnaire – MPDQ).
11. Tepe Yönetici Pozisyon Tanımlama Anket Formu) (Executive Posi­tion Description Questionnaire – EPDQ).
12. Uzmanlık Gerektiren İşler ve Yönetsel Pozisyonlarla İlgili Anket Formu (Professional and Managerial Position Questi­onnaire – PMPQ).

Yukarıda sayılan söz konusu anket formları sadece bir düzenleme tasarımını temsil etmez, aynı zamanda bir uygulama ve yorumlama yöntemini açıklar. Bu nedenle ileriki bölümlerde anket formu yaklaşımları iş analizi teknikleri başlığında ayrıca ele alınmıştır.

Teknik Konferans

İş analizi yaklaşımlarından bir diğeri teknik konferans alma yöntemidir. Bu yaklaşımda konuyla ilgili teknik uzmanlık bilgisine sahip kişilerin görüşlerine başvurulur ve kendilerinden teknik konferans alınır. İşe ilişkin teknik bilgileri almak için iyi bir yöntemdir, fakat iş yükümlülerinin işle ilgili algılarını ihmal ettiği için toplanan bilgilerin çok sağlıklı olduğu söylenemez.

Günlük Tutma

İş analizi yapmanın bir başka şekli günlük tutmak ve tutulan günlükleri incelemektir. Bu yaklaşımda iş yükümlüleri her gün yaptıkları faaliyetleri bir günlük tutarak belirlerler. Günlük tutma işlemi 4-5 hafta ile iki üç ay arasında değişir. İş analizi, tutulan günlüklerin incelenmesi ve daha sonra saptanan görevlerin gruplandırılması sonucunda belirlenir. Günlüklerde, çalışanlar, işleri için kullandıkları süreleri abartma eğilimi içinde bulunurlar. Bu nedenle büyük ölçüde subjektif bir karaktere sahiptir. Günlük tutma yöntemi uygulanmadan önce ilgili kişiler eğitilmeli ve aynı zaman diliminde aynı işi yapan birden fazla kişiye bu yöntem uygulanarak yanıtları arasındaki tutarlılık derecesi kontrol edilmelidir. Günlük tutma yönteminin bir diğer sakıncası iş yükümlülerinin günlük tutmayı ciddiye almamaları ve tutmaları gereken kayıtları düzenli olarak tutmamalarıdır. Sistemin etkinliği, tutulan günlüklerin günü gününe kontrol edilmesiyle sağlanabilir.

■ Günlük örneği.

İsim:

Tarih:

Sıra no
Yapılan görevler
İşin değeri
Tamamlanması için geçen veya kullanılan süre
1
Rapor hazırlama
A
3 saat

Grup Halinde İnceleme

Bireysel verilerin toplanmasında yararlanılan mülâkat ve anket gibi tekniklerin zayıf yönü bilgilerin tek tek kişilerin görüşlerine ve yaptıkları davranışlara dayanmasıdır. Oysa bir işin içeriğini daha geniş bir bağlamda ele almak ve “sosyoteknik” düzlem çerçevesinde değerlendirmek gerekir. İşin bağlantılarını, gerçekleştiği ortamı ve teknolojik süreci bir bütün olarak görmeden analiz etmek resmin yarım veya eksik kalmasına neden olur. Bunun için iş analizi yapılırken bir kişi yerine aynı işi yapan bir grup kişinin görüşlerine başvurmak daha sağlıklıdır. Bu yaklaşımda kişiler işin içeriğini grup halinde analiz ederler, birbirlerinin unuttukları noktaları gündeme getirirler ve işin ayrıntılarının net bir şekilde ortaya çıkmasını sağlarlar. Kolektif görüş bireysel görüşlerden daha sağlıklıdır.

Kritik Vakaları Belirleme

Bu yaklaşımda iş analizi yapılırken, başarılı kişilerle başarısız kişileri ayrıştıran kritik vakaların ve davranışların neler olduğu belirlenmeye çalışılır. Analizci kritik olayların-davranışların sıklığını, niteliğini ve bu olayların gerektirdiği yetenek, beceri ve bilgi özelliklerini saptar. Bunun için iş yükümlüsüyle, amiriyle görüşmeler yapar ve duruma göre gözlemlerde bulunur. Etkili olan ve sonuç getiren davranışlarla etkisiz kalan davranışların envanterini çıkarır.

Başarı Kayıtlarını Tutma

Başarı kayıtlarını tutma (accomplishment record) tekniği davranışsal tutarlılık ilkesi çerçevesinde gerçekleştirilir. Bunun için önce bir iş analizi yapılır. Daha sonra “başarı kayıt” formu geliştirilir ve iş yükümlüsünden her bir yetkinlik alanı için ölçülebilir ve kanıtlanabilir başarılarının bir listesini oluşturması istenir. Yapılanlar, ödüller ve diğer başarılar ortaya konur.

Karma Yöntem

İş analizini bir yönteme dayalı olarak yapmak yeterli olmayabilir. Araştırmacı birden fazla güncel yöntemi uygulayarak işin özelliklerini ve gerektirdiği nitelikleri doğru bir şekilde saptamalıdır. Analiz teknikleri ve modellerinden yararlanılması halinde çalışma bilimsel yönden daha dikkatli ve titiz bir şekilde yapılmış olur. İş analizini sadece belirli kişileri işe almak ve diğerlerini dışarıda bırakmak için uygulamak doğru değildir. Personel seçiminde kişi odaklı iş analizi yöntemiyle elde edilen sonuçlar iyi bir şekilde dokümante edilmelidir. Analizcinin bütün sonuçların kafasında olduğunu söylemesi yeterli değildir. İş analizi yapılacak örnek kütle belirli bir büyüklüğe sahip olmalıdır. Sadece bir kişiden görüş ve fikir almak veya gözlem yapmak yeterli olmayabilir. İş analizi yapacak kişi bu konularda eğitilmiş, deneme yaptırılmış ve bilgiyi nasıl toplayacağı konusunda bilgilendirilmiş olmalıdır. İş analizcisi işin kritik ve en önemli yönleri üzerinde odaklanmalıdır. İşin ayrıntılarına girildiğinde işin bütünlüğü gözden kaçabilir.

İş Analizcileri ve Bilgi Toplanacak Kişiler

İş analizini yapacak kişiler işletmenin içinden veya dışından bireylerdir. Bu kişiler iş analizi çalışması yaparken bu işi ya kendi belirleyecekleri bir sistem içinde yapacaklardır veya standart hale getirilmiş ve ticarî olarak pazarlanan bir ölçüm aracını kullanacaklardır. Basit bir personel seçim sürecinde iş analizi için işletmenin içindeki kişiler görev alırlar. Sistem kurmaya yönelik kapsamlı çalışmalarda ise işletmenin dışından profesyonel kişiler bu amaçla görev alırlar ve bu kişiler proje çalışması yaparlar. Bilgi toplanacak kişiler de işletmenin içinden veya dışından kişiler olabilir. İşletme içinde aynı işi yapan yeterince personel yoksa işletmenin dışından başka kişilerin görüşlerine de başvurulabilir. İş analizini yapacak uzmanlar ile bilgi toplanacak kişiler aşağıdaki gibidir:

1. İş analizini yapacak kişiler
a. İyi bir eğitim almış insan kaynakları yöneticisi.
b. Konu içeriği uzmanları.
c. Konu içeriği uzmanları komitesi.
d. İş analizcileri.
e. Dış uzmanlar, profesyoneller.
f. İşletme danışmanları.
g. Psikometri uzmanları.
h. Nezaretçiler (ilk amirler).
i. İşletmenin kalite sistem sorumluları.